روابط عمومی ها حلقه های مفقوده ادارات

به گزارش خبرنگار مهر در بیرجند، روابط عمومی یکی از کامل ‌ترین و مؤثرترین شیوه‌ های تبادل اطلاعات و برقراری ارتباط است فعالیت‌هایی نظیر بازاریابی، چانه‌ زنی، تبلیغات، جلسات مشورتی، معاملات و ... به مدد عنصر گفتگو تحقق می‌ یابند.

تاکنون مقالات و کتاب های بسیاری در باب ارتباطات و گفتگو به رشته تحریر در آمده که هر کدام در حد و اندازه خود زوایایی از دنیای پر رمز و راز این مقوله را مورد نظر و بررسی قرار داده است.

گفتگو و ارتباطات به عنوان یک ابزار استراتژیک برای نیل به اهداف سازمانی می ‌تواند عامل مهمی در کاهش هزینه ‌ها و مشکلات سازمان‌ ها و مؤسسات قلمداد شود.

یک تفاوت اساسی روابط عمومی و ارتباطات با سایر علوم نظیر زمین‌ شناسی، فیزیک، شیمی، زیست ‌شناسی و ... در آن است که مخاطب و بستر مطالعه و نگرش در حوزه روابط عمومی و ارتباطات صرفا انسان ‌ها هستند؛ در حالی که در رشته‌ های مذکور در عین توجه به مسئله پیدایش هستی، انسان، خلقت، زیست و حیات بشر به گیاهان و جانوران و مسایل دیگر نیز پرداخته شده و این خود اهمیت و جایگاه روابط عمومی و ارتباطات انسانی را بیش از پیش برای ما روشن‌ می ‌سازد.

به نظر می ‌رسد که خداوند متعال‌، هدفش از برقراری ارتباطات و انجام گفتگو به معنی عام همانا سعادت، کمال و رستگاری مخاطبان بوده و در واقع به تعبیری، خداوند متعال به انسان نوعی مشاوره دلسوزانه و از سر صدق و صمیمیت و خیرخواهی و آن هم بطور رایگان می‌دهد تا بلکه بشر راه را از چاه باز شناسد و این مبحث مهم و قابل تأملی در روابط عمومی و ارتباطات است.

دفاتر و واحدهای روابط عمومی در قبل از انقلاب برابر ماده سه آیین نامه واحدهای اطلاعات و انتشارات وزارتخانه ‌ها و مؤسسات دولتی (مصوب اسفند ۱۳۵۴) در سازمان ها تشکیل شد.

برای اولین بار در مرداد ماه ۱۳۳۲هـ.ش توسط دکتر حمید نطقی در نمودار سازمانی شرکت سهامی تصفیه نفت ایران، اداره‌ ا‌ی تأسیس شد که آن را روابط عمومی نامیدند و از سال ۱۳۴۰به بعد به اقتباس از این شرکت وزارتخانه‌ ها و مؤسسات بزرگ دیگر به تدریج واحدهایی به نام های انتشارات، مطبوعات، تبلیغات و اطلاعات پرداختند که بعدا همگی به روابط عمومی تغییر نام یافت.

پیش از انقلاب اسلامی شرکت های بزرگ بخش خصوصی که بخشی از سرمایه آنها را شرکت های خارجی تشکیل می‌ دادند دارای واحد روابط عمومی بودند ولی روابط عمومی در این بخش نسبت به بخش های دولتی و نیمه دولتی جایگاهی نداشت و بر خلاف کشورهای سرمایه‌ داری که روابط عمومی از بطن مؤسسات خصوصی تولد یافت در ایران این مؤسسات از دل سازمان های دولتی بیرون ‌آمد.

پس از پیروزی انقلاب اسلامی دفاتر روابط عمومی با عنوان روابط عمومی و ارشاد اسلامی فعالیت خود را آغاز کرد و اغلب مسئولان مملکتی بارها از تلاش های مؤثر روابط عمومی و سیستم اطلاع ‌رسانی در سازمان ها سخن به میان آوردند و بر کار روابط عمومی ‌ها در فعالیت های تبلیغاتی تأکید داشتند و بحث تجدید حیات جایگاه روابط عمومی بطور جدی مورد توجه دست‌اندرکاران و مسئولان نظام قرار گرفت.

اولین گام در سال ۱۳۶۳با برگزاری یک سمینار سه روزه با عنوان بررسی مسایل اساسی و بنیادی روابط عمومی‌ ها با پذیرش اصل فرهنگ اسلامی و تطبیق اهداف و رسالت های روابط عمومی توسط وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی برداشته شد.

 در مسیر تجدید حیات روابط عمومی در سازمان ها، کم کم شاهد برگزاری دوره‌ های کوتاه مدت و بلند مدت آموزش روابط عمومی توسط مرکز آموزش مدیریت دولتی برای کارمندان دفاتر روابط عمومی مؤسسات دولتی و غیر دولتی بودیم، اما از سال ۱۳۶۸رشته روابط عمومی در دانشکده علوم اجتماعی دانشگاه علامه طباطبائی و رشته ارتباطات اجتماعی با گرایش روابط عمومی نیز برای نخستین بار در دانشگاه آزاد اسلامی تأسیس و هم اکنون این رشته در سازمان مدیریت صنعتی در سطح کاردانی، کارشناسی و کارشناسی‌ ارشد تدریس می‌شود و هر سال بر تعداد دانشجویان علاقمند به این رشته اضافه می‌ شود.

با تصویب آیین ‌نامه کاری روابط عمومی، پست مدیریت روابط عمومی در ساختار سازمان ها و بطور مستقیم در ارتباط با بالاترین مقام مسئول آن سازمان تعریف شده است و هم اکنون هر یک از وزارتخانه‌ ها و مؤسسات وابسته به دولت نیز دارای مدیریت روابط عمومی با زیر مجموعه گسترده‌ ای در کشور هستند.

افزایش پیچیدگی ارتباطات اجتماعی تاثیرگذار در جایگاه روابط عمومی

روابط عمومی سازمان تبلیغات اسلامی خراسان جنوبی در راستای اهداف شاخص روابط عمومی ها به خبرنگار مهر گفت: در عصر ارتباطات، روابط عمومی جایگاه ویژه ای در ارتباطات درون و برون سازمانی پیدا کرده است و هر مدیری که آشنا به اصول مدیریت بوده به این نتیجه می‌ رسد که باید به جایگاه ویژه روابط عمومی در اداره کارآمد سازمان متبوع خود توجه کند.

حسن سلمانی با بیان اینکه در واقع گستردگی و پیچیدگی روابط اجتماعی، توجه به روابط عمومی را در فرآیند تأثیرگذاری امر اجتناب ناپذیری کرده است، بیان داشت: هر چه بر پیچیدگی ارتباطات اجتماعی افزوده می ‌شود به همان میزان بیشتر بر اهمیت و نقش روابط عمومی ‌ها آگاه می شویم.

به گفته وی ایجاد رابط خبری در نمایندگی های سازمان تبلیغات در شهرستان های استان بر روند کیفی سازی اخبار و اطلاعات تاثیرگذار بوده است.

سلمانی از ایجاد پرتال خبری ادارات تبلیغات استان خبر داد و اظهار داشت: ایجاد سیستم آنلاین ارتباطی، آموزش از طریق ویدئو کنفرانس، ارزیابی و ایجاد فضای رقابت بین نمایندگی ها از اقدامات انجام شده در این سازمان است.

وی بر روند ارزیابی متمرکز تاکید کرد و افزود: ایجاد سیستم آنلاین در سازمان سبب کاهش هزینه های جاری شده است.

روابط عمومی های تشریفاتی به جای تخصصی

مدیر روابط عمومی اداره کل استاندارد و تحقیقات صنعتی خراسان جنوبی نیز بیان داشت: در روابط عمومی مدرن، مسئولان و کارشناسان روابط عمومی، کارگزاران رسانه‌ ها نیستند بلکه آنان با فراگیری تکنیک ‌های روزنامه ‌نگاری، خود خبرنگارانی هستند که اصول روزنامه‌ نگاری را در عصر ارتباطات به خوبی می‌ دانند.

فرهاد مرآتی اظهار داشت: با وجود گذشت بیش از 55 سال از عمر روابط عمومی در ایران متاسفانه روابط عمومی ها بیشتر تشریفاتی تا تخصصی هستند.

وی تخصصی نبودن پست های روابط عمومی علی رغم وجود متخصصان در این زمینه، ظاهر شدن پست های مختلف در قالب روابط عمومی و اعمال چندین مسئولیت در پست روابط عمومی را از مشکلات این حوزه برشمرد.

روابط عمومی عکاس و فیلمبردار جلسات نیست

مدیر روابط عمومی دانشگاه علوم پزشکی بیرجند نیز اظهار داشت: بحث ارتباطات همزاد با تاریخ بشر بوده و از آغاز خلقت انسان بر روی کره خاکی پیام، برای ارتباط انسان از آسمان به زمین نازل می ‌شد.

فاطمه رحیمی با بیان اینکه نباید موضوع ارتباط را محدود به زمان حال کرد، اضافه کرد: خارج شدن روابط عمومی‌ ها از حالت سنتی و تبدیل شدن به یک روابط عمومی علمی و مدرن از ویژگی های دوران طلایی ارتباطات در عصر کنونی است.

وی کمبود نیروی انسانی را مهمترین مشکل روابط عمومی ها برشمرد و اظهار داشت: متاسفانه در دستگاه ها به روابط عمومی با دید قدیمی نگاه می شود که باید این دیدگاه با ایجاد فرهنگ سازی تغییر یابد.

به گفته وی متاسفانه برخی هنوز برخی مدیران و مدعوین جلسات کار روابط عمومی را عکاسی و  فیلمبرداری از جلسات اداری می دانند.

یکی از فعالان خبری استان نیز بیان داشت: عواملی از قبیل ارتقای سطح دانش و تحصیلات، بهره ‌مندی از رسانه‌ ها و گسترش شهرنشینی در ارتقای افکار عمومی نقش مؤثری ایفا می ‌کند.

عادل اربابی بیان داشت: این عوامل موجب می‌ شود که سطح کنجکاوی، انتظارات و طرز تلقّی مردم از محیط اطرافشان ارتقا پیدا کرده و در این میان روابط عمومی به عنوان پل ارتباطی میان سازمان و مخاطبان نقش کلیدی را دارد.

وی بر خلاقیت مدیران روابط عمومی تاکید کرد و افزود: خلاقیت از جمله مواردی است که در مواجهه سازمان با افکار عمومی بسیار حایز اهمیت بوده و در مباحث مدیریتی از خلاقیت به عنوان یک عنصر مهم در ایفای نقش مدیران یاد می‌ شود.

اربابی با اشاره به اینکه هنوز برخی روابط عمومی ها با رسالت کار خود آشنایی کاملی ندارند، گفت: اتباط موثر یک روابط عمومی با رسانه ها می تواند نقش سازنده ای در معرفی آن سازمان و نهاد در سطح جامعه داشته باشد.

 مردم محوری فلسفه وجودی روابط عمومی ها

یکی از شهروندان بیرجندی نیز مردم محور و پاسخگو بودن را از وظایف روابط عمومی ها دانست و بیان داشت: مدیران در ارتباطات برون سازمانی با مردم روبرو هستند، بنابراین فلسفه وجودی روابط عمومی با مردم محوری تعریف شده است.

سعید زمانی تصریح کرد: زمانی یک روابط عمومی می‌ تواند به این فلسفه وجودی عمل کند که در برابر مردم پاسخگو و مسئولیت پذیر باشند.

با همه این مطالب بیان شده مشکلاتی فرا روی روابط عمومی‌ ها قرار دارد که سبب شده برخی از آنها کارایی مناسبی نداشته باشند.

دخالت مستقیم و سلیقه ‌ای مدیران در تعیین وظایف روابط عمومی مربوطه، بهره ‌گیری از کارمندان غیر متخصص، عدم پذیرش روابط عمومی به عنوان نهاد پاسخگو در برابر افکار عمومی، کمبود بودجه و اعتبارات در روابط عمومی برای تأمین امکانات و ابزارهای لازم و فناوری، فقدان برنامه‌ ریزی مناسب در محیط کار، قبول و یا تحمیل مسئولیت بیش از حد، واگذاری نامؤثر و ناقص کار به دیگران، بی نظمی فردی، ضعف شخصیتی، عدم جسارت و توانایی لازم در گفتن (نه) به دیگران و ... از جمله معضلات روابط عمومی ها در ادارات است.