آینده خدمت‏‌محور نهاد کتابخانه‌ها به مهندسی فرآیندها بستگی دارد

معاون برنامه‌ریزی و دیگر مسئولان نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور در یک گردهمایی، بر آینده خدمت‌محور این نهاد بر اساس «مهندسی فرآیندها» تاکید کردند.

به گزارش خبرگزاری مهر، نشست افتتاحیه طرح پژوهشی «بررسی و مهندسی فرآیندهای جاری با هدف پیاده‌سازی نظام مدیریت فرآیندها» در نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور با حضور سید علی ترابی مجری طرح و استاد دانشکده مهندسی صنایع پردیس دانشکده های فنی دانشگاه تهران، محسن اکبرپور شیرازی ناظر-راهبر طرح پژوهشی و رئیس دانشکده مدیریت علم و فناوری دانشگاه صنعتی امیرکبیر، امین متولیان معاون برنامه‌ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات نهاد کتابخانه‌ها، سید باقر میرعبداللهی مدیرکل تأمین منابع، محمد جوهرچی مدیرکل پژوهش، سیامک محبوب مدیرکل دفتر برنامه ریزی، هادی آشتیانی مدیرکل ترویج کتابخوانی و امور فرهنگی، هادی امیری مدیرکل عمرانی نهاد و جمعی دیگر از نمایندگان نهاد کتابخانه‌ها و نمایندگان دانشکده فنی دانشگاه تهران، برگزار شد.

محمد جوهرچی در این نشست در تشریح چگونگی شکل‌گیری همکاری نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور و پردیس دانشکده‌های فنی دانشگاه تهران گفت: در طرح‌های پژوهشی نهاد روند مشترکی وجو دارد که بر اساس آن تمام پژوهش‌ها، مبتنی بر نیاز و پاسخگویی به آن طراحی می‌شود.

وی افزود: در این راستا در آبان ماه سال گذشته درخواست‌نامه نیازهای پژوهشی نهاد در ۱۸ محور، تهیه و به فراخوان گذاشته شد که یکی از این محورها، حوزه «مدیریت فرآیند» بود. طرح‌های مختلفی در این محور دریافت شد و پس از چند مرحله داوری در نهایت به پیشنهاده دکتر سید علی ترابی از دانشکده فنی دانشگاه تهران رسیدیم.

تعریف نظارت ویژه بر روند انجام طرح‌های پژوهشی

مدیرکل پژوهش نهاد کتابخانه‌ها با اشاره به طی مراحل انعقاد قرار داد و آغاز به کار این طرح پژوهشی از اردیبهشت امسال گفت: به‌طورکلی در مدیریت طرح‌های پژوهشی نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور، در کنار فعالیت دانشگاه‌ها به‌عنوان مجری طرح پژوهشی و نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور به‌عنوان کارفرما، یک وظیفه نظارتی تعریف شده که به دو گونه دنبال می‌شود. یک جنبه «نظارت علمی» است که طی آن یکی از استادان دانشگاه را به عنوان ناظر-راهبر برای نظارت علمی و روش‌شناختی طرح به یاری می‌طلبیم و جنبه دیگر نیز «نظارت حرفه‌ای» است که در مجموعه نهاد با توجه به نیازها و مسئله‌های سازمان دنبال می‌شود.

جوهرچی ادامه داد: ما افتخار این را پیدا کردیم که در طرح پژوهشی «بررسی و مهندسی فرآیندهای جاری با هدف پیاده‌سازی نظام مدیریت فرآیندها» در نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور از حضور جناب آقای دکتر محسن اکبرپور شیرازی، رییس دانشکده مدیریت علم و فناوری دانشگاه صنعتی امیرکبیر به عنوان ناظر-راهبر طرح بهره ببریم و به لحاظ نظارت حرفه‌ای نیز همکاران ما در بخش‌های مختلف نهاد یاری گر ما خواهند بود.

ضرورت مشارکت و همراهی ناظر علمی و ناظر عملیاتی

محسن اکبرپور شیرازی، ناظر-راهبر طرح این پژوهشی با اشاره به سابقه آشنایی با توانمندی‌های علمی و اجرایی مجری طرح گفت: امیدوارم که طی این طرح به عنوان یک همراه بتوانیم به آقای دکتر ترابی کمک کنیم. به لحاظ چارچوب فنی، پیچیدگی چندانی در طرح نمی‌بینم و تصور می‌کنم پروژه‌هایی که با شکل مدیریت فرآیند دنبال می‌شوند- از ابتدای احصاء ساختار فرآیندها تا بهبود فرآیندها- به حضور جدی بهره‌برداران طرح بسیار نیاز دارد.

وی افزود: طی این ارتباط، توافقاتی که در مراحل طولی آن صورت می‌گیرد در اجرای پروژه بسیار اثرگذار است. از این جهت خدمت جناب آقای دکتر ترابی اعلام می‌کنم که هر زمانی که نیاز ببینید با مشارکت طرفین به بحث و بررسی درباره موضوع بپردازیم، ما در خدمت تیم اجرایی هستیم. نه تنها در بررسی اسناد نهایی، بلکه در صورت نیاز می‌توانیم در فرآیند کار هم وارد شویم. از آنجا که  این پروژه، یک پروژه رسمی است و نتایج آن برای سازمان اهمیت دارد، مشارکت و همراهی ناظر علمی و ناظر عملیاتی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. امیدوارم که در انتهای دوره زمانی این پروژه، طی جلسه‌ای با افتخار به بررسی نتایج فنی پروژه که مورد تأیید همگان باشد، بپردازیم.

ترسیم آینده اداره نهاد با مهندسی فرآیندها

در ادامه این نشست متولیان گفت: تصحیح، بازمهندسی و بررسی مجدد فرآیندها شاید کلیدی‌ترین و عمیق‌ترین کاری است که نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور امروز به آن نیازمند است. بازطراحی و معماری خدمت محور جدید کتابخانه‌های عمومی کشور کاملا وابسته به این موضوع است که نسبت خود را با فرآیندهای نهاد در حوزه‌ها و سطوح مختلف مشخص کنیم.

وی افزود: بر این اساس نگاه به «فرآیند» صرفا به عنوان موضوع یک پروژه مطرح نیست بلکه ادامه حیات معقول، متعادل و مفید برای نهاد را نمی‌توانیم تصور کنیم مادامی که این پروژه به نتیجه برسد و ما بتوانیم بعد از گذشت حدود ۱۸ سال، تکلیف خودمان را مبتنی بر فهم و زبان علمی با فرآیندها مشخص کنیم.

معاون برنامه ریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات نهاد کتابخانه‌ها گفت: خروجی این پروژه باید بتواند آینده اداره نهاد را ترسیم کند که قطعا با توان دانشی و تجربه دکتر ترابی و نظارت دکتر اکبرپور شیرازی به مطلوب خواهیم رسید. منتظریم که با عنایت خداوند در پایان زمان اجرای پروژه جلسه‌ای برگزار شود و دوره تجدید حیات سازمانی نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور بر اساس برون‌دادهای این پروژه در سال ۱۳۹۹ آغاز شود.

ضرورت ارتباط مستمر و کسب اطلاعات صحیح سازمانی

میرعبداللهی نیز در این نشست ضمن ابراز خرسندی از شکل‌گیری این همکاری گفت: این‌که یک تیم همراه و کاردان با قصد اصلاح امور و حسن جریان امور در حال انجام دادن یک کار روشمند علمی است، حتما مورد استقبال ما خواهد بود و قطعا به چشم تحسین به آن نگریسته می‌شود. همان‌طور که در دیدار قبلی با مجریان اشاره کردم، این نگرانی وجود دارد که اغلب پژوهش‌های دانشگاهی به سمت خنثی‌بودن و بی‌خاصیت بودن برود؛ اما ان‌شاءالله توجه ویژه به اقتضائات واقعیت ها و نیازهای نهاد، این پژوهش را در مسیر صحیح خود قرار می دهد.

وی با تأکید بر لزوم ارتباط مستمر تیم اجرایی با بدنه نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور برای به ثمر نشستن این طرح پژوهشی گفت: زمانی که یک مرکز پژوهشی از بیرون به یک سازمان دعوت می‌شود تا به بررسی و اصلاح وضعیت موجود در آن سازمان بپردازد، در اغلب موارد سعی می‌شود نوعی اغراق از وضعیت نامطلوب موجود ارائه شود و برای اینکه پژوهش آن مرکز یک پژوهش خنثی نشود، سعی می‌کند مشکلات را بیش از حدی که هست جلوه دهد. بر این اساس تأکید دارم که یکی از راه‌های رسیدن به اطلاعات هرچه صحیح‌تر از یک سازمان دیدارهای پیاپی است. امیدوارم که در تحقیقات تیم اجرایی که فرجام نیکی برای آن آرزو می‌کنم، به این جنبه‌ها توجه شود.

آسیب‌ها و ضعف‌های سازمان‌های وظیفه محور

ادامه این مراسم سید علی ترابی به تشریح طرح پژوهشی «بررسی و مهندسی فرآیندهای جاری با هدف پیاده‌سازی نظام مدیریت فرآیندها» در نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور پرداخت و گفت: معمولا سازمان‌های ما به‌صورت «وظیفه محور» و متشکل از یک سری واحدهای سازمانی مختلف و افرادی در سطوح متفاوت در حال فعالیت هستند که تشکیل می‌شوند که هر یک از این واحدها وظایفی را بر عهده دارند. اما پیچیدگی سازمان‌ها و به خصوص تحولاتی که در سال‌های اخیر در سازمان‌ها صورت گرفته، معمولا باعث می‌شود هماهنگی میان واحدهای مختلف که منجر به شکل‌گیری فرآیند می‌شود، دچار آفت‌هایی شود که این فرآیندها را با ضعف و اختلال روبه‌رو کند.

وی افزود: از جمله ﻣﺸﮑﻼت ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎی وﻇﯿﻔﻪ محور می‌توان به مواردی چون شکل‌گیری ساختار سازمانی چندلایه و غیر چابک، عدم تعادل در حجم کاری  و ایجاد گلوگاه‌های کاری، عدم تمرکز کافی بر نیاز مشتری، بهینه‌سازی جزئی و دور شدن از بهینه‌سازی کلی، اتلاف در زمان و هزینه انجام کار و تمرکز دهی بالا در امور عملیاتی اشاره کرد که راه حل برون رفت از این مشکلات، حرکت به سوی فرآیند محوری در سازمان است.

اهداف و مزایای استقرار رویکرد فرآیند محور در سازمان

مجری این طرح پژوهشی درباره اهداف نگاه فرآیند محوری در یک سازمان گفت: ﺣﺬف ﯾﺎ ﮐﺎﻫﺶ ﺣﺠﻢ ﻓﻌﺎلیت‌های ﻓﺎﻗﺪ ارزش، ﺗﻤﺮﮐﺰ ﺑﻬﺘﺮ ﺑﺮ ﻣﺸﺘﺮی و ﺗﺎﻣﯿﻦ ﻧﯿﺎز و رﺿﺎﯾﺘﻤﻨﺪی وی، ﮐﺎﻫﺶ رﯾﺴﮏ ﺑﻬﯿﻨﻪ‌ﺳﺎزی‌ﻫﺎی ﺟﺰﯾﯽ و دور ﺷﺪن از ﺑﻬﯿﻨﻪ‌ﺳﺎزی ﮐﻠﯽ، اﯾﺠﺎد ﺳﺎﺧﺘﺎرﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ ﭼﺎﺑﮏ و ﻧﺎب و ﺑﻪ ﺗﺒﻊ آن ﮐﺎﻫﺶ زمان‌ها و ﻫﺰﯾﻨﻪ‌ﻫﺎی ﺗﺼﻤﯿﻢ ﮔﯿﺮی در اﻣﻮر ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ و حاصل شدن ﻣﺒﻨﺎیی ﺑﻬﺘﺮ ﺑﺮای ﮐﻨﺘﺮل زﻣﺎن و ﻣﻨﺎبع از جمله اهداف پیاده‌سازی فرآیند محوری در یک سازمان است.

وی افزود: در واقع ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ روﺷﯽ اﺳﺖ ﺳﯿﺴﺘﻤﺎﺗﯿﮏ، ﺑﻪ ﻣﻨﻈﻮر ﺑﻬﺒﻮد ﻣﺪاوم ﻋﻤﻠﮑﺮد ﺳﺎزﻣﺎن و ﺧﻠﻖ ارزش ﺑﺮای ﻣﺸﺘﺮﯾﺎن و ذی ﻧﻔﻌﺎن ﮐﻠﯿﺪی از ﻃﺮﯾﻖ ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎ، ﺗﺤﻠﯿﻞ و ﺑﻬﺒﻮد ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎ، آﻣﺎده ﺳﺎزی ﺳﺎزﻣﺎن و اﺟﺮای ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎی ﺑﻬﺒﻮد ﯾﺎﻓﺘﻪ و ﮐﻨﺘﺮل ﻋﻤﻠﮑﺮد ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎی ﺑﻬﺒﻮد ﯾﺎﻓﺘﻪ است.

این استاد دانشکده مهندسی صنایع پردیس دانشکده های فنی دانشگاه تهران همچنین ﮐﺎﻫﺶ زﻣﺎن و ﻫﺰﯾﻨﻪ ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎ، اﻓﺰاﯾﺶ ﺑﻬﺮه‌وری، اﻓﺰاﯾﺶ ﭼﺎﺑﮑﯽ ﺳﺎزﻣﺎن، اﻣﮑﺎن اﻧﺪازه ﮔﯿﺮی ﻋﻤﻠﮑﺮدﻫﺎ ﺑﻪ ﺷﮑﻞ دﻗﯿﻖ، رشد و اﻓﺰاﯾﺶ رﺿﺎﯾﺖ ﻣﺸﺘﺮی اﻓﺰاﯾﺶ رﻗﺎﺑﺖ ﭘﺬﯾﺮی و در نهایت اﻓﺰاﯾﺶ ﺷﻔﺎﻓﯿﺖ ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ را از مزایای استقرار رویکرد  فرآیند محور عنوان کرد.

ترابی در ادامه درباره روش‌شناسی انجام این طرح پژوهشی گفت: مراحل انجام این طرح پژوهشی شامل ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ وﺿﻊ ﻣﻮﺟﻮد ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎ، ﺗﺤﻠﯿﻞ ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎ، ﺑﻬﺒﻮد ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎ، آﻣﺎده‌ﺳﺎزی ﺟﻬﺖ اﺟﺮا، اﺟﺮای ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎی ﺑﻬﺒﻮد ﯾﺎﻓﺘﻪ در نهایت ﻧﻈﺎرت ﺑﺮ اﺟﺮای ﻓﺮاﯾﻨﺪﻫﺎی ﺑﻬﺒﻮد ﯾﺎﻓﺘﻪ هستند که هر یک از این مراحل نیز مراتب خاص خود را دارند.

تشریح فازهای اجرایی مهندسی فرآیندها در نهاد کتابخانه‌ها

وی در ادامه سخنانش با بیان این‌که این طرح پژوهشی در دو فاز کلی به انجام می‌رسد، درباره ﻣﺮاﺣﻞ اﻧﺠﺎم این ﻃﺮح در  ﻓﺎز اول گفت: زﻣﺎن‌ﺑﻨﺪی و ﺑﺮﮔﺰاری ﺟﻠﺴﺎت آﺷﻨﺎﯾﯽ ﺑﺎ ﭼﺎرت ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ، ﺷﺮح وﻇﺎﯾﻒ و ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎی واﺣﺪﻫﺎی ﻣﺨﺘﻠﻒ ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ در ﻧﻬﺎد ﮐﺘﺎﺑﺨﺎﻧﻪ ﻫﺎ، درﯾﺎﻓﺖ و ﻣﻄﺎﻟﻌﻪ اﺳﻨﺎد ﺑﺎﻻدﺳﺘﯽ، آﺋﯿﻦ ﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎ و دﺳﺘﻮراﻟﻌﻤﻞ ﻫﺎی ﮐﺎری ﻣﺮﺗﺒﻂ ﺑﺎ ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎی ﻧﻬﺎد، ﺑﺮﮔﺰاری ﺟﻠﺴﻪ اﻓﺘﺘﺎﺣﯿﻪ در ﻗﺎﻟﺐ ﺟﻠﺴﻪ ﻫﻢ اﻧﺪﯾﺸﯽ ﻣﺪﯾﺮﯾﺖ ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎ در ﻧﻬﺎد ﮐﺘﺎﺑﺨﺎﻧﻪ‌ﻫﺎی ﻋﻤﻮﻣﯽ ﮐﺸﻮر، ﺗﻬﯿﻪ ﻧﺴﺨﻪ اوﻟﯿﻪ از ﻣﺴﺘﻨﺪات ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎی ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ‌ﺷﺪه در ﻣﺠﻤﻮﻋﻪ ﻧﻬﺎد کتابخانه‌ها ﺷﺎﻣﻞ ﻧﻘﺸﻪ ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫا (Process map) و ﻧﻤﻮدارﻫﺎی ﺟﺮﯾﺎن ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎ (PFDs)، زﻣﺎﻧﺒﻨﺪی و ﺑﺮﮔﺰاری ﺟﻠﺴﺎت ﺗﮑﻤﯿﻠﯽ ﺑﺮای ﻧﻬﺎﯾﯽ ﮐﺮدن ﻣﺴﺘﻨﺪات ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎ و در نهایت ﺗﻬﯿﻪ و ارﺳﺎل ﮔﺰارش ﻧﻬﺎﯾﯽ ﻓﺎز اول، ﻋﻨﺎوﯾﻦ ﺗﻔﺼﯿﻠﯽ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎی ﻓﺎز اول این طرح هستند.

مجری طرح پژوهشی «بررسی و مهندسی فرآیندهای جاری با هدف پیاده‌سازی نظام مدیریت فرآیندها» با اشاره به برخی فرآیندهای شناسایی شده در نهاد کتابخانه‌های عمومی کشور، ادامه داد: ﻣﺮاﺣﻞ اﻧﺠﺎم ﻃﺮح ﭘﮋوﻫﺸﯽ در ﻓﺎز دوم نیز شامل مواردی چون ﺗﺠﺰﯾﻪ و ﺗﺤﻠﯿﻞ ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎی ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ ﺷﺪه ﺑﺎ ﻫﺪف ﺷﻨﺎﺳﺎﯾﯽ اﺗﻼف و ﮔﻠﻮﮔﺎه‌ﻫﺎ ﺑﻪ ﮐﻤﮏ روﯾﮑﺮد ﺗﺮﮐﯿﺒﯽ LM و BPR، ﺑﺎزﻃﺮاﺣﯽ یا ﺑﻬﺒﻮد ﻧﻘﺸﻪ ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎن (ﺑﺎزﻃﺮاﺣﯽ ﺳﻄﺢ اﻟﻒ از ﭼﺎرﭼﻮب ﻣﻌﻤﺎری ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎ) و  ﺑﺎزﻃﺮاﺣﯽ  یا ﺑﻬﺒﻮد نمودار ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎن (ﺑﺎزﻃﺮاﺣﯽ ﺳﻄﺢ ب از ﭼﺎرﭼﻮب ﻣﻌﻤﺎری ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫا) هستند. همچنین ﺗﻌﺮﯾﻒ ﺷﺎﺧﺺ‌ﻫﺎی ارزﯾﺎﺑﯽ ﻋﻤﻠﮑﺮد ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎی ﺳﻄﺢ ب و ﻫﺪف ﮔﺬاری ﺑﺮای ﺑﻬﺒﻮد اﯾﻦ ﺷﺎﺧﺺ ﻫﺎ ﺑﺎ ﺗﻮﺟﻪ ﺑﻪ اﻫﺪاف ﺳﺎزﻣﺎن و ﺗﺪوﯾﻦ ﺷﻨﺎﺳﻨﺎﻣﻪ ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎ (ﺑﺎزﻃﺮاﺣﯽ ﺳﻄﺢ ج از ﭼﺎرﭼﻮب ﻣﻌﻤﺎری ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎ)، اﺧﺬ ﻧﻘﻄﻪ ﻧﻈﺮات اﺻﻼﺣﯽ ﻣﺪﯾﺮان و ﮐﺎرﺷﻨﺎﺳﺎن ﻣﺮﺗﺒﻂ ﺑﺎ ﻣﻮﺿﻮع در ﺧﺼﻮص ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎی ﺑﺎزﻃﺮاﺣﯽ ﺷﺪه و اﻋﻤﺎل اﺻﻼﺣﺎت ﻣﻮردﻧﯿﺎز و در نهایت ﺗﻬﯿﻪ ﮔﺰارش ﻓﺎز دوم از دیگر مراحل اﻧﺠﺎم ﻃﺮح ﭘﮋوﻫﺸﯽ در ﻓﺎز دوم این پژوهش هستند.

این پژوهشگر در ادامه با اشاره به ﺗﺠﺰﯾﻪ و ﺗﺤﻠﯿﻞ ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎی ﺳﺎزﻣﺎﻧﯽ، به ارائه اﻟﮕﻮرﯾﺘﻢ ﭘﯿﺸﻨﻬﺎدی ﺑﺮای ﺗﺠﺰﯾﻪ و ﺗﺤﻠﯿﻞ و ﺑﻬﺒﻮد ﻓﺮآﯾﻨﺪﻫﺎ پرداخت.

کد خبر 4671107

برچسب‌ها

مطالب بیشتر

نظر شما

شما در حال پاسخ به نظر «» هستید.
  • نظرات حاوی توهین و هرگونه نسبت ناروا به اشخاص حقیقی و حقوقی منتشر نمی‌شود.
  • نظراتی که غیر از زبان فارسی یا غیر مرتبط با خبر باشد منتشر نمی‌شود.
  • 4 + 8 =