مدیران اردبیلی به کمیاب ترین منبع سازمانی بی اعتنا هستند/ اتلاف وقت ویروس عملکرد ادارات

به گزارش خبرنگار مهر، اگر روزانه در هر یک از 100 اداره شاخص استان فقط یک ساعت زمان تلف شده وجود داشته باشد، استانی که گام های توسعه خود را لرزان بر می دارد روزانه 100 ساعت وقت تلف شده داشته و در واقع 100 ساعت از توسعه خود عقب مانده است.

این در حالی است که بررسی وضعیت فعالیت دستگاه های دولتی نشان می دهد به صورت متوسط یک کارمند از نیم ساعت تا حداکثر دو ساعت از روز را کار مفید داشته و مابقی ساعات کاری وی به فعالیت هایی به غیر از کار سپری می شود. این را اضافه کند به ادارات شهرستانی تا میزان توجه به مدیریت زمان  به عنوان یک منبع محاسبه شود.

نه تنها صدمه این موضوع به دستگاه اجرایی تحمیل می شود بلکه تاثیرات هزینه فرصتهای از دست رفته به تک تک ساکنان این شهر تحمیل می شود.

از سویی چنین فرایندی که از قضا به فعالیت برخی مدیران و معاونان ادارات نیز سرایت کرده است رضایت ارباب رجوع دستگاه اجرایی را نیز متاثر می سازد و در واقع تجربه اسیر شدن در کاغذ بازی اداری یک تجربه عادی است که هر شهروند در طول مراجعه به ادارات آن را از سر می گذراند.

تا جایی که یکی از شهروندان اردبیلی معتقد است در برخی مواقع کارمند حتی در حیطه اختیارات نیز از انجام کار محول شده خودداری می کند.

تداوم معضل "امروز برو، فردا بیا"

این معضل که به تعبیر علی سیفی مصداق امروز برو، فردا بیای ادارات است موجب می شود فعالیت های مختلف پروسه زمانی طولانی به خود گرفته و در این میان به غیر از استهلاک و فرسودگی ناشی از آمدن و رفتن اعصاب خوردی مراجعه به ادارات نیز شهروند را فرسوده کند.

سیفی می گوید با وجود اینکه این موضوع مورد اعتراض اغلب مراجعان به ادارات است اما موکول کردن کار به روزهای دیگر و بطلان وقت فرهنگ رفتاری شده و کارکنان در برخی مواقع حتی تعمدا دست به چنین کاری می زنند و کسی هم به اعتراض شهروند رسیدگی نمی کند.

وی معتقد است فرسودگی روحی روانی ناشی از این موضوع موجب می شود شهروند به دستگاه اداری بی اعتماد شود و تا آنجا که می تواند ارتباط و پیوند خود را با ادارات قطع کند.

این شهروند اردبیلی تاکید دارد مردم تا آنجا که بتوانند از ادارات دوری می کنند و معتقدند باز شدن گرهی که به دست اداره بیفتد بسیار مشکل  است.

مدارا با کارمند برای انجام وظیفه

یک شهروند دیگر نیز معتقد است نه تنها ارباب رجوع در ادارات اردبیل جایگاه ندارد بلکه صندوق های پیشنهاد و نظر هم به صورت صوری بوده و هر قدر نظر و نقد در آن انداخته شود تاثیری در عملکرد یک اداره ندارد.

فهیمه خداپناه با بیان اینکه در برخی مواقع برای انجام وظیفه باید با کارمند مدارا کرد و خواهش و تمنا و تعارفات را ضمیمه پرونده ساخت، اضافه کرد: کوچک ترین اعتراضی با مقاومت کارمند در انجام وظیفه خود همراه می شود.

در عین حال مرتضی اصلانی نیز تاکید دارد که این مقاومت هر قدر مسئولیت کارکنان کلیدی تر باشد بیشتر است و در برخی مواقع حتی ملاقات یک کارشناس مسئول یا معاون یک اداره به ساعت ها عجز و تمنا نیاز دارد.

این اظهارات در حالی است که سیستم شفاف سازی فضای فیزیکی ادارات با برداشتن دیوارها، کم کردن آن، پاسخگویی مکرر به مخاطب و طرح سوال از وی از جمله اصول روز دنیا است که در ادارات اردبیل حتی به صورت جزئی مشاهده نمی شود.

ادارات استان همه با ساختار هرمی بوده و مدیر در طبقات بالاتر و به تبع غیر قابل دسترس تر است و در ادامه دست یابی یک مراجعه کننده به رده های مختلف سازمانی در تناسب با موقعیت قرار گیری فرد در اداره سخت و آسان می شود.

اما تاکید شهروندان به بی توجهی به زمان از دست رفته شان در پی این مراجعات است. بطوریکه ساعت ها نشستن  پشت در یک مدیر ، انتظار طولانی برای بازگشتن کارمندی که اتاق خود را برای امر شخصی ترک کرده و رفتن و آمدن های طولانی مدت از جمله موضوعاتی است که این روزها به عقیده کارشناسان یکی از آفات عقب ماندگی توسعه استان و پشبرد امورات ادارات محسوب می شود.

هدر رفت قابل توجه هزینه فرصت در ادارات

به عقیده استاد دانشگاه های اردبیل دستاورد بی اعتنایی به زمان در وهله اول هدر رفت هزینه فرصت های قابل توجه است.

اسحاق رسولی با بیان اینکه عدم مدیریت زمان منجر به هدررفت هزینه فرصت های از دست رفته می شود، اضافه کرد: علاوه بر این به تعویق افتادن کارها، افزایش اشتباهات در انجام وظایف، ناقص انجام دادن وظایف و از بین رفتن منابع علائم سو مدیریت زمان در سازمان ها است.

وی با بیان اینکه مدیریت زمان به اصول مدیریت از جمله برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل زمان نیاز دارد، تصریح کرد: هدف از مدیریت زمان استفاده موثر و کارآمد و خلاقانه زمان است.

رئیس دانشکده خبر اردبیل منحصر به فرد بودن منبع زمان در ادارات را به دلیل عدم انعطاف پذیری آن عنوان کرد و گفت: علاوه بر این زمان غیر قابل جایگزین، غیر قابل ذخیره و پس انداز سازی است.

وی با استناد به نتایج پژوهش ها بیان داشت: 49 درصد از کارهای مدیران می تواند به منشی، پنج درصد به کارکنان و 43 درصد به کارمندان واگذار شود.

رسولی افزود: این نشان می دهد که مدیران فقط در سه درصد از زمان خود عملکرد بهینه دارند و 97 درصد از وقت خود را تلف می کنند.

روی زمین ماندن فعالیت های راهبردی در ادارات اردبیل

مدرس دانشگاه های اردبیل ادامه داد: پرداختن به فوریت به جای اولویت، جلسات مکرر و غیر ضروری، مکالمات تلفنی طولانی، وسواس در تصمیم گیری، اطلاعات ناقص، اشتغال به امور غیر فردی، فقدارن انضباط شخصی، عدم دقت در انجام کار، ناتمام گذاشتن کارها، تفویض اختیارات بی اثر و دخالت در تصمیم های کوچک از جمله ویژگی های اتلاف کننده زمان توسط مدیر در ادارات است.

وی با بیان اینکه همین مسائل موجب می شود اغلب در ادارات استان فعالیت های راهبردی روی زمین بماند، تصریح کرد: دیده می شود حتی فرهنگ حاکم بر برخی از سازمان ها مشوق این امر است.

رسولی معتقد است ساعت مفید کار در اغلب ادارات متجاوز از دو ساعت نیست و مابقی ساعات کاری در واقع به دلیل عدم مدیریت زمان تلف می شود.

وی با تاکید به اینکه 10 دقیقه برنامه ریزی برابر با 90 دقیقه صرفه جویی است، اضافه کرد: برای یک مدیر 60 درصد زمان در جهت برنامه ریزی توسعه، 25 درصد کارهای در دست اقدام و فقط 15 درصد برای کارهای روزمره باید صرف شود.

در عمل البته تاکیدات رسولی اجرایی نمی شود چراکه درخواست استاندار اردبیل برای مدیریت این منبع با گذشت چند ماه از طرح آن همچنان بی پاسخ مانده و بسیاری از مدیران امورات خود را صرف کارهای پیش پا افتاده می کنند.

برگزاری دشوار جلسات در زمان مقرر

مجید خدابخش برگزاری به موقع جلسات استانداری را در راستای فرهنگ سازی این مهم عنوان کرده و از ابتدای آغاز به کار آن از مدیران خواست در ادارات خود نیز به منبع زمان توجه نشان دهند.

تاکیدات خدابخش البته از سوی مدیرانی که احتمال تغییر خود را احساس می کنند کمتر شنیده می شود و سایر مدیران نیز به صورت نادر حداقل در برگزاری جلسات کاری خود در زمان مقرر توجه نشان می دهند.

درواقع ویروس بی توجهی به مدیریت زمان چنان در ادارات استان ریشه دوانده که از مدیر گرفته تا کارمند تصوری به غیر از اتلاف وقت در عملیات کاری خود را نمی توانند داشته باشند و این موضوع نه با یک تاکید بلکه با یک برنامه منسجم می تواند کنترل شود.

اردبیل زیان قابل توجهی از بی توجهی به منبع زمان خود دیده است. در استان هایی که وقت شناسی در اولویت است می توان رنگ و بوی توسعه را دید اما در جامعه ای که نه زمان خود فرد و نه دیگری اهمیت و جایگاه ندارد نمی توان چشم انتظار توسعه ماند.

تمام انرژی مدیران اردبیل در جهت دست یابی به منابع فیزیکی و اعتباری صرف می شود غافل از اینکه یک منبع قابل توجه و تجدید ناپذیر در سایه این غفلت از بین می رود و حتی استفاده از منابع فیزیکی و اعتباری را نیز متاثر می سازد.

این معضل را می توان درنبود حتی یک تابلوی روز شمار در پروژه های عمرانی عنوان کرد. امروز فخر مدیران اردبیلی کلنگ زنی یک پروژه، وعده برای افتتاح آن، تجدید وعده برای افتتاح، تکرار وعده های طرح شده، قول مساعد افتتاح از چند ماه تا چند سال و در نهایت افتتاح پروژه ای است که بی برو و برگرد پروسه آن طولانی تر از زمان پیش بینی شده است.

این در حالی است که هر روزی که از زمان واقعی تکمیل یک پروژه می گذرد بخشی از سرمایه های مردم و هزینه های صورت گرفته سوخت شده و نا فرجام می ماند و چشم بیدار جامعه نسبت به این وعده ها هشیار است.

باید منتظر ماند و دید کدام دستگاه اجرایی اردبیل این قالب تسلسلی اشتباه را کنار گذاشته و اولین گام را برای جلوگیری از اتلاف زمان برمی دارد.
.................................
گزارش: ونوس بهنود