ادغام روابط عمومی‌ها، مانع بزرگ تفاهم با مخاطبان است

 به گزارش خبرنگار مهر، امیرعباس تقی پور  کارشناس روابط عمومی در یادداشتی آورده است؛ اواخر هفته گذشته، وزیر محترم آموزش و پرورش با صدور حکمی، قائم مقام خود و سرپرست مرکز امور هماهنگی، ارتباطات و حوزه وزارتی این وزارتخانه را منصوب، و دلیل این امر را اجرای تکالیف قانونی وزارت متبوع مبنی بر کاهش واحدهای سازمانی عمومی و باتوجه به ادغام دفتر وزارتی و مرکز اطلاع رسانی و روابط عمومی و ایجاد یک واحد سازمانی جدید با عنوان فوق دانست.

بدین ترتیب، وزارت آموزش و پرورش در عصر فناوری اطلاعات و ارتباطات و بدون توجه به اهمیت و کارکردهای مهم و تخصصی روابط عمومی مستقل، نسبت به ادغام این مرکز با حوزه وزارتی اقدام کرد. این درحالی است که:

۱- مقررات و بخشنامه‌های بالادستی حکایت از اهمیت و استقلال روابط عمومی در دستگاههای اجرایی دارد:
در سال‌های گذشته و در چند نوبت مصوباتی به تصویب هیأت وزیران رسیده و از سوی دولت جمهوری اسلامی به دستگاه‌های اجرایی ابلاغ شده است که بر اساس آنها واحد روابط عمومی در وزارتخانه‌ها به مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی ارتقاء یافته و در تمامی این تصویب‌نامه‌ها تأکید شده است که مدیران روابط عمومی‌ها بایستی مستقیماً توسط بالاترین مقام دستگاه منصوب و زیر نظر وی به فعالیت بپردازند.

اینکه روابط عمومی زیر نظر مستقیم رئیس دستگاه باشد یا اینکه زیرمجموعه قائم مقام و یا معاونت‌های وزارتخانه ها یا سازمانها قرار گیرد؛ از یک طرف اهمیت و جایگاه روابط عمومی را در مجموعه نمایان می کند و از طرف دیگر انتظارات مجموعه از روابط عمومی را مشخص می‌کند.
۱-۱: بخشنامه نخست وزیری مورخ ۱۶‌/۴‌/۶۴ درباره با جایگاه روابط عمومی:
بند ۱‌- مسئول روابط عمومی وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی و وابسته به دولت از میان افرادی که خلاقیت و تحرک و آگاهی سیاسی ـ اجتماعی لازم را دارند، انتخاب و مستقیماً توسط وزیر یا بالاترین مقام اجرایی دستگاه ذیربط منصوب گردد.
بند ۲‌- وزرا و بالاترین مقامات دستگاه‌های اجرایی شخصاً و به طور مستمر بر عملکرد روابط عمومی نظارت و ترتیبی اتخاذ فرمایند که مسئول روابط عمومی بتواند در هر زمان با ایشان ارتباط برقرار نماید.
بند ۳‌- مسئول روابط عمومی در شورای معاونین یا عالی‌ترین شورای تصمیم گیرنده دستگاه ذیربط شرکت نموده و اطلاعات دستگاه مربوط پیوسته در دسترس ایشان باشد.
۲-۱: ابلاغیه هیأت دولت مورخ ۶‌/۴‌/۷۴
ماده۱‌- واحد روابط عمومی هر وزارتخانه یا سازمان زیر نظر مستقیم بالاترین مقام آن دستگاه اداره می‌شود.
ماده۳‌- مدیر روابط عمومی در شورای معاونان شرکت می‌کند. شرکت او در سایر جلسات موکول به نظر رئیس دستگاه است.

۳-۱: تصویب نامه مورخ ۲۷‌/۴‌/۸۶ هیئت وزیران تبصره ۱ ماده ۲: سطح سازمانی روابط عمومی‌های دستگاه‌های اجرایی در وزارتخانه‌ها و معاونت‌های رئیس جمهور به مرکز ارتقاء و عنوان آنها به "مرکز روابط عمومی و اطلاع رسانی" اصلاح می‌گردد. در ساختار سازمانی مراکز روابط عمومی و اطلاع رسانی وزارت خانه‌ها و معاونت‌های رئیس جمهور، اولین سطح پایین تر از رئیس مرکز، مدیر می‌باشد و هر مرکز می‌تواند سه اداره داشته باشد.

۲- ضرورت سرعت در انجام امور و نیاز به هماهنگی کامل و لحظه به لحظه با مدیریت:
تعامل موثر با رسانه‌ها به عنوان مهم‌ترین نمایندگان افکار عمومی از اصلی‌ترین وظایف روابط عمومی‌ها محسوب می‌شود که هرگونه بی توجهی یا حتی کم توجهی به این موضوع، آرامش مخاطبان و سازمان را مختل کرده و مزاحمت‌های پی در پی و فراوانی ایجاد می‌کند.
در دنیای پُر رسانه امروز تعیین سیاست‌های راهبردی و برنامه ریزی عملی ارتباطات رسانه‌ای از اهمیت بسیار ویژه‌ای برخوردار است که می‌بایست زیر نظر عالی‌ترین مقام اجرایی سازمان با دقت و سرعت لازم انجام شود.
سیر تحولات اجتماعی و جریان‌های رسانه‌ای و ارتباطی نیز ضرورت پویایی و چابکی هرچه بیشتر واحدهای روابط عمومی را ضروری می‌سازد و در نظام رسانه‌ای موجود با توجه به روند تحولات در صورتی که واحد روابط عمومی در درون تشکیلات اداری و زیرمجموعه قرار گیرد؛ بدون تردید اثرگذاری و موفقیت مورد انتظار را بدست نمی‌آورد.
متأسفانه باید اشاره کرد؛ عدم توجه کافی به جایگاه استراتژیک روابط عمومی و زیر مجموعه کردن آن در حوزهای به غیر از عالی ترین مقام دستگاه، باعث خواهد شد، تعامل روابط عمومی با رسانه ها جای خود را به کارهای کم اهمیت و گاهی بی اهمیت دهد.

۳- توجه به مبانی علوم ارتباطات و روابط عمومی و علم مدیریت:
براساس تعاریف موجود از جمله تعریف "انجمن بین المللی روابط عمومی" (IPRA) روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان و عملی ممتد، مداوم و طرح ریزی شده است که از طریق آن، افراد و سازمانها می کوشند تا تفاهم و پشتیبانی کسانی را که با آن سرو  کار دارند، به دست آورند.

همانگونه که ملاحظه می‌شود روابط عمومی بخشی از وظایف مدیریت سازمان محسوب می‌شود و بدیهی است که این واحد به نیابت از مدیر ارشد دستگاه به رتق و فتق امور ارتباطی درون و برون سازمانی می‌پردازد. بنابراین هرگونه برنامه ریزی و اجرای برنامه های مورد نظر بایستی با نظر مدیر ارشد سازمان انجام پذیرد.

یکی از مهمترین وظایف روابط عمومی انتقال نقطه نظرات ذینفعان (مخاطبان سازمان) به مدیریت ارشد است تا بر اساس صلاحدید وی، تصمیم‌سازی‌ها و تصمیم گیری‌های لازم در این باره، اتخاذ شود. بدیهی است تنها مدیر ارشد است که می‌تواند این نقطه نظرات را آنگونه که بیان شده است پذیرفته و از هرگونه اعمال نظر شخصی و یا بخشی (حذف، سانسور، جرح و تعدیل و...) خود داری کرده و از آنها در جهت اصلاح امور بهره گیرد.

بر اساس مبانی شناخته شده علوم ارتباطات و روابط عمومی، مدیران روابط عمومی زیرنظر مقام عالی دستگاه فعالیت می‌کنند و جدا شدن روابط عمومی از مدیریت سازمان، فعالیت این واحد را تحت الشعاع قرار می‌دهد.

۴‌- روابط عمومی یار آزاد واحدهای سازمان:
روابط عمومی مسئول اطلاع رسانی و همکاری با همه واحدهای دستگاه است. چه بخواهیم و چه نخواهیم متأسفانه رقابت‌های بخشی در دستگاهها یک واقعیت است. وقتی روابط عمومی زیرنظر عالی‌ترین مقام اجرایی سازمان فعالیت می‌کند، نه حق دارد و نه می‌تواند تمایلات بخشی را بر ترجیحات حرفه‌ای اولویت دهد.

ایجاد فرصت‌های رسانه‌ای، ارتباطی، تبلیغاتی، انتشاراتی و... عادلانه فراخور مأموریت‌های بخشی، پشتیبانی‌های فنی و حرفه‌ای ارتباطی و هنری برابر با نیازهای سازمان و... از مواردی است که ممکن است در رقابت‌های بخشی نادیده گرفته شده و عملاً منجر به فرصت سوزی‌های ارتباطی و تضییع حقوق سایر واحدها شود.

ارتباط مستقیم و بدون واسطه روابط عمومی با مدیریت ارشد وزارتخانه منجر به برقراری ارتباطی منطقی و حرفه‌ای با تمامی معاونت‌ها می‌شود و روابط عمومی در چنین شرایطی می‌تواند به وظایف ذاتی خود در اطلاع رسانی و فعالیت ارتباطی هماهنگ و متعادل در تمامی اجزای سازمان عمل کند.

۵‌- ساختار روابط عمومی:
ساختار روابط عمومی باید پاسخگوی مجموعه فعالیت‌ها و وظایف رسانه‌ای، ارتباطی، تبلیغاتی، ارتباطات مردمی و... باشد. همچنین ساختار این واحد باید امکان ارسال اطلاعات در زمان مطلوب به مخاطبان و مشتریان را داشته باشد و بتواند در زمان و مکان مناسب، خدمات دستگاه ذیربط را معرفی کند.

با توجه به مسئولیت‌های مهم و وظایف و فعالیت‌های متعدد روابط عمومی که وظایفی استراتژیک است و لزوم ارتباطی که باید با تمام معاونت‌ها و واحدها داشته باشد، بر این نکته اصرار می‌شود که این واحد باید زیرنظر عالی ترین مقام دستگاه فعالیت کند. این موضوع؛ برای همه مفید است چرا که روابط عمومی با دانش گسترده درباره فعالیت‌های سازمان می‌تواند به طرز مناسب‌تری با مخاطبانش ارتباط برقرار کند، وزیر یا رئیس دستگاه نیز می‌تواند دیدگاه‌های خود را به شیوه‌ای کامل‌تر از طریق روابط عمومی بیان کند.

امید می رود وزیر محترم آموزش و پرورش با تجدید نظر در تصمیم اخیر خود، اجازه ندهد چالشهای زیرمجموعه قرار دادن روابط عمومی در عصر حاضر به نام وی نوشته شود.

درحدود یک دهه اخیر و در مقاطعی از تاریخ معاصر، وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی و برخی استانداریها پس از تصمیم و ابلاغ ادغام واحدهای روابط عمومی ها و بلافاصله که در جریان ابعاد منفی تصمیمات خود قرار گرفتند، ابلاغیه ها را باطل و از تصمیم خود با شجاعت بازگشتند. پذیرش و بازگشت از تصمیمات اشتباه، افتخار است!

مطمئن باشید اینگونه ادغام ها، نه تنها اثری در افزایش تعامل و ارتقای ارتباط با مشتریان نخواهد داشت، بلکه به مانعی بزرگ بر سر ایجاد تفاهم با مخاطبان و ذینفعان آموزش و پروش تبدیل خواهد شد.