روابط عمومی به منزله مغز متفکر یک سازمان/ البرز در آستانه تحول جدی در عرصه ارتباطات

 به گزارش خبرنگار مهر، سالروز جهانی ارتباطات بهانه ای است برای مدیران مجموعه روابط عمومی تا ضمن مروری بر فعالیت های حوزه خود بازنگری در روند امور جاری داشته باشند. در روز شمار تاریخ امروز را روز« ارتباطات و روابط عمومی» نام نهاده اند؛ البته نه فقط به این خاطر که در قالب پیام های کوتاه این روز گرامی داشته شود؛  به واقع ثبت این تاریخ در تقویم ملی بهانه ای است تا اهالی عرصه اطلاع رسانی کمی بر وضعیت موجود خود نظاره گر باشند و از خود این سوال را بپرسند که به واقع رسالت و کارکرد اصلی خود را آنگونه که  باید انجام داده اند؟

روابط عمومی هنر برقراری تعامل و ارتباط بین افکار عمومی و مدیران به منظور افزایش کارایی در سازمان است.

روابط عمومی کارآمد با مخاطب تفاهم برقرار کرده و سعی در تأثیر گذاری و تأثیر پذیری متقابل دارد.

یک مدیر روابط عمومی باید سیاست های اطلاع رسانی سازمان را تدوین کند و با پژوهش بر رفتار و واکنش های مخاطبان عام و خاص سازمان برنامه ریزی مناسب انجام دهند.

برقراری حسن رابطه با رسانه ها در راستای منافع سازمان از دیگر وظایف مدیران روابط عمومی است که گاهی اوقات نادیده انگاشته می شود.

دنیای کنونی در حالی با سرعت نور در عصر ارتباطات رسالت خود را به پیش می برد که در استان البرز فرهنگ اطلاع رسانی جز در معدود دستگاه ها که مدیران ارشد عرصه ارتباطات سکان دار آن هستند؛ در سایر دستگاه ها تقریباً ناقص و بعضاً نیمه تعطیل است؛ مگر آنکه به مناسبتی خاص یا برنامه ای در پیش باشد و آن زمان هم به مدد چند میخ و طناب و قطعه ای پلاکارد عالی ترین تابلو هنر روابط عمومی ها به منصه ظهور می رسد و بعد از گذشت یک روز نیز در اثر وزش باد و ...جلوه متمایزی پیدا می کند.

در استان البرز هنوز هم با گذشت سه سال فرهنگ اطلاع رسانی جز در معدود دستگاه نه تنها معنایی ندارد؛ که عادت های غلط و نادرست به الگویی نهادینه مبدل شده است.

چرخه معیوب اطلاع رسانی در این حوزه به کنار؛ زمانی که شاهد هستیم برخی از دستگاه های استان که میتوانند نقش شاخصی در حوزه خود داشته باشند هنوز فاقد مدیر روابط عمومی هستند و نیروهایی غیر کارشناس میراث مانده از مدیران ناکارآمد قبلی را از خارج مجموعه در جایگاه روابط عمومی قرار می گمارند و برای برنامه های مهم خود از خبرنگاران اجاره ای بهره می گیرند آری آن زمان است که به عمق کم کاری ها در حوزه روابط عمومی پی می بریم !!

انتشار متن های ناقص به جای خبر و اغلب سوخت شده و تاریخ مصرف گذشته از دیگر فعالیت های روابط عمومی های این دستگاه ها محسوب می شود.

شاید یادآوری اینکه بعد از گذشت سه سال در استان البرز بانک جامع اطلاعاتی از خبرنگاران و رسانه ها هنوز بانک ناقص اطلاعاتی است و برای دعوت به یک  مراسم مشکلات عدیده ای فرا روی مدیران روابط عمومی قرار دارد؛ کمی تکراری بنظر رسد اما واقعیتی غیر قابل انکار است.

هنوز بعد از سه سال از شکل گیری استان تعامل روابط عمومی دستگاه ها با اصحاب رسانه وفعالان عرصه خبر به برگزاری نشست های خبری  چند ماه یکبار محدود می شود.

البرز میزبان نخستین جشنواره روابط عمومی ها شد

روز گذشته در آستانه سالروز ارتباطات سرپرست اداره کل روابط عمومی و اطلاع رسانی استانداری البرز در اقدامی بدیع نخستین جشنواره روابط عمومی ها را برگزار کرد.

در این جشنواره که بیش از یکصد نفر از مدیران روابط عمومی دستگاه های اجرایی استان نیز حضور داشتند؛ با رصد عملکرد مدیران روابط عمومی البرز  که طی یک سال از سوی صاحبنظران حوزه روابط عمومی صورت گرفته بود؛ مدیران برتر حوزه روابط عمومی معرفی شده و از سوی استاندار البرز مورد تجلیل قرار گرفتند.

این جشنواره انگیزه ای شد تا از این پس مدیران روابط عمومی در کنار توجه هر چه بیشتر به مقوله اطلاع رسانی در جهت کیفی سازی امور جاری خود نیز کوشاتر از پیش باشند.

در کنار برگزاری این جشنواره طی انتخاباتی با نظارت مدیرکل کل روابط عمومی استانداری البرز، اعضای هیئت رئیسه شوراهای هماهنگی روابط عمومی های استان البرز نیز معرفی شدند و قرار برآن شد تا 2 سال مستمر و فعال در مسیر ارتقا سطح فعالیت های حوزه روابط عمومی حرکت کنند.

به واقع  برگزاری این جشنواره در حوزه روابط عمومی و اطلاع رسانی فصل جدیدی را در حوزه اطلاع رسانی خواهد گشود.

روز جهانی ارتباطات از چه زمانی آغاز شد؟

در17 مه 1865 ميلادي "اتحاديه تلگرافي بين‌المللي" در پاريس تشكيل شد؛ از آن تاريخ به بعد نام اين اتحاديه دستخوش تحول شد و سرانجام در 30 اكتبر 1906 ميلادي در كنفرانس "اتحاديه تلگرافي بين‌الملل" تصميم گرفته شد كه "اتحاديه راديو و تلگرافي بين‌الملل" نيز تشكيل شود.

آیینه ،هر چیز و جسم و شیء را به اندازه ای که هست نشان می دهد، نه کمتر و نه بیشتر، نه کوچکتر و نه بزرگتر از اندازه ی واقعی آن.

آینه از هیاهو و جنجال پراکنی مبرّاست.

آینه اشکالات و نواقص ،مزایا و محاسن را به افراد می نمایاند البته به اندازه ی واقعی آن .

هر آینه از انعکاس حالات و افراد،برطرف شدن ایرادات و تقویت نقاط قوّت است.

روابط عمومی در هر سازمانی می تواند موفق باشد که همچون آینه ای شفاف عمل نماید.

اما به واقع کارکرد و وظایف روابط عمومی ها چیست و روابط عمومی های ما در کدامین پله قرار دارند؟

همواره از روابط عمومی ها  به عنوان تولید کننده و ارائه دهنده خدمات و اطلاعات  یاد می شود و نقشی که در "شفاف سازی ارتباطی و اطلاعاتی"  و "ایجاد ارتباطات دوسویه و تعاملی با مخاطبان و خبرنگاران " دارند بارها و بارها تکرار می شود. روابط عمومی ها باید بتوانند در جامعه اطلاعاتی و در سازمان حضوری قدرتمند ومؤثر داشته باشد تا مدیریت سازمان را در تصمیم گیری ها و در قبال محیط و مخاطبان به نحو مطلوبی ارائه دهند.

روابط عمومی ها پل ارتباطی مخاطبان و رسانه

 درخصوص ویژگی های یک روابط عمومی شاخص دکتر یحیی کمالی پور، استاد برجسته دانشگاه پردو آمریکا می گوید:"هدف اصلی روابط‌عمومی‌ها بالا بردن وجهه یک نهاد و سازمان است و از دیدگاه من روابط‌عمومی پل ارتباطی بین نهادها، مخاطبان و رسانه‌ها را می‌سازد. برای یک روابط عمومی ایده‌ال، محیط باید از لحاظ اقتصادی، سیاسی، فرهنگی و اجتماعی مساعد باشد. زیرا روابط عمومی، چه الکترونیک و چه سنتی، کالا نیست، ابزار تجملی نیست، بلکه علم و حرفه است که با شناخت و استفاده بهینه از امکانات تکنولوژی‌های دیجیتال و براساس تحقیق و برنامه‌ریزی خردمندانه، باید راهگشای چالش‌های فرهنگی، اجتماعی، سازمانی و ملی باشد."

وی می افزاید: " برای رسیدن به یک روابط عمومی ایده‌ال، کارشناسانی که در روابط عمومی‌ها کار می‌کنند، باید شناخت کاملی از این حرفه داشته باشند. مثلا در ایران و خیلی از کشورهای  در حال پیشرفته هیچ تفاوتی بین تبلیغات و روابط عمومی قائل نمی‌شوند. گر چه این دو با هم پیوسته هستند ولی عملکرد متفاوت و جداگانه‌ای دارند. البته این یک مشکل جهانی است؛ حتی امریکا هم که مرکز ارتباطات و تبلیغات است، دارای صد در صد روابط عمومی‌های ایده‌ال نیست."

اما یکی دیگر از ویژگی های روابط عمومی این است که "ارتباطی دائم  دو سویه و چند سویه بین یک نهاد، مردم، و رسانه‌ها ایجاد می‌کند و اعتماد مخاطبین را چه در داخل سازمان و چه در خارج سازمان جلب می‌کند. داشتن ارتباط خوب با رسانه‌ها نیز از عملکرد روابط عمومی‌هاست چون آنها از طریق رسانه‌ها می توانند پیام خود را برسانند." مبنای کار روابط عمومی ایده‌ال باید تحقیق و نظرسنجی باشد که متاسفانه خیلی از آنها این کار را اصلا انجام نمی‌دهند. در مجموع هرچه روابط عمومی‌ها به این ویژگی‌ها یا وظایف خود نزدیک‌تر باشند، ایده‌ال تر هستند.

روابط عمومی نیازمند اشراف به همه علوم 
 
یحیی کمالی پور در ادامه  می گوید: روابط عمومی را نمی‌توان جدا از جامعه شناسی، روان‌شناسی، فرهنگ و سیاست دانست. چون همه اینها روی هم تاثیرگذار هستند و کسی که در روابط عمومی کار می کند و می خواهد پیشرفت داشته باشد، باید این حوزه را خوب درک کند و فرهنگ را بشناسد و ریشه یابی کند.

وی در بخش دیگری می افزاید:" کارکرد بیشتر روابط عمومی‌ها تبلیغات خلاصه می شود.پایین تمامی تابلوهای تبلیغاتی و بیلبوردها، کلمه روابط عمومی نوشته شده است. روابط عمومی‌ها می‌توانند در ظرفیت سازی و آماده سازی افکار عمومیرو نقش مهمی ایفا کنند.

روابط عمومی نظرسنجی افکار عمومی

این استاد پیشکسوت درباره نقش روابط عمومی و افکارسنجی مخاطبان می گوید:"روابط عمومی از نظرسنجی افکار عمومی شروع  می‌شود. این طور به نظر می‌رسد که در ایران، به طور کلی تمایزی بین روابط عمومی، بازاریابی و تبلیغات وجود ندارد و تکیه بیشتر روی جنبه تبلیغاتی است، در حالی که اینها حوزه هایی جدا ولی مرتبط با هم هستند، یعنی روابط عمومی فقط تبلیغات یا بازاریابی نیست. اگر شما در روابط عمومی یک نهاد دولتی یا غیر دولتی مشغول به کار هستید، باید در پی آن باشید که بدانید نظر آنهایی که با شما سر و کار دارند، چه در داخل سازمان چه در خارج از سازمان، در مورد عملکرد سازمان شما چه هست."

بکارگیری روابط عمومی وابسته به مدیران دستگاه ها

 استاد علوم ارتباطات در بخش دیگری عنوان می کند : "بعضی از ادارات از پتانسیل موجود در روابط عمومی استفاده می‌کنند و بعضی از ادارات استفاده نمی‌کنند. این کار مقطعی است وبستگی به مدیریت دارد. اگر مدیریت شناختی از روابط عمومی داشته باشد و اهمیتی به نظر کسانی که در آنجا کار می کنند بدهد، از پتانسیل موجود استفاده کرده ولی اگر مدیریت اهمیتی به روابط عمومی ندهد، اصلا از پتانسیل موجود در روابط عمومی استفاده نکرده است. پتانسیل به شکل مدیریت بستگی دارد و در نهادهای مختلف فرق می کند. به همین علت است که مدیران و دولت باید با روابط عمومی آشنا باشند و از این حرفه استفاده کنند."

روابط عمومی الکترونیک مجرای ارتباطات کنونی

وی می افزاید: "روابط عمومی الکترونیک، ایجاد یک ارتباط دوسویه و مستمر با افراد وابسته به یک نهاد در درون و برون از سازمان به وسیله ابزارها یا کانال‌های ارتباطی دیجیتال است، از جمله اینترنت، تلفن همراه، آی‌پاد و… این ابزارهای دیجیتالی فرصت‌ها و امکانات بی‌سابقه‌ای را در اختیار متخصصان روابط عمومی گذاشته‌اند که حدود یک دهه پیش قابل پیش‌بینی نبود. امروز می توان هر نوع محتوا، خبر، تصویر یا نوشته‌ای را در اسرع وقت از طریق ای‌میل، بلاگ، وب سایت، پادکست و تلفن نه تنها در داخل کشور بلکه در سراسر دنیا به سرعت نور توزیع کرد.

وابط عمومی الکترونیک انقلابی مفید و ارزشمند در عرصه ارتباطات است. امروز دیگر روابط عمومی‌ها مثل گذشته نیازمند رسانه‌های سنتی نیستند چون می‌توانند اخبار خودشان را به راحتی و به صورت دیجیتال و از طریق گوگل، یاهو و RSS منعکس کنند. گذشته از این، زمان و مکان دیگر مفهوم قدیمی خودشان را حداقل در فضای دیجیتال از دست داده‌اند. امروز حتی گفت وگوی دیجیتال یا چت، بخشی از زندگی است."

جامعه اطلاعاتی لازمه روابط عمومی ها

یحیی کمالی پور ارتباط روابط عمومی الکترونیک با جامعه اطلاعاتی بسیار نزدیک می داند و می گوید: "مبنای جامعه اطلاعاتی، تغییر و تحولاتی است که در عرصه ارتباطات رخ داده است. ما نمی توانیم بدون در نظر گرفتن نقش تکنولوژی‌های ارتباطی سخن از روابط عمومی الکترونیک یا جامعه اطلاعاتی بگوییم. اینها لازم و ملزوم یکدیگر هستند. در جامعه اطلاعاتی تولید انواع محتوا (صدا، مونتاژ، تصویر) با استفاده از تکنولوژی دیجیتال و توزیع بی‌وقفه آنها از طریق شبکه‌های بسیار پیچیده و درهم تنیده (یا تار عنکبوتی) ارتباطی در سطح جهانی است."

مدیرانی که برمبنای تخصص انتخاب نمی شوند

کمالی پور مولفه  مدیران روابط عمومی را اینگونه مطرح می کند:" مدیران روابط عمومی اغلب براساس تخصص خود انتخاب نمی‌شوند و این کار سلیقه‌ای انجام می‌گیرد. اگر انتخاب افراد به صورت درست و تخصصی انجام می شد، ما الان خیلی جلوتر بودیم. در ارتباط با روابط عمومی هم وضع به همین منوال است. نه تنها به تخصصی بودن افراد در هر حوزه اهمیتی داده نمی شود، بلکه به خود روابط عمومی هم توجه خاصی نمی شود. زمانی که ما از اصلاح صحبت می کنیم، منظورمان دقیقا همین است که افرادی که متخصص هستند باید سر کار باشند، نه اینکه افراد براساس رابطه و ضابطه انتخاب شوند. اتفاقا ضرب‌المثل خوبی در این زمینه هست که می گوید کار را باید به دست کاردان سپرد."

راهکارهای بهبود وضعیت روابط عمومی ها

 او در پایان می گوید: " قبلاً هم اشاره کردم ابزار دیجیتالی و اینترنت با سرعت سرسام‌آوری در حال تکامل هستند. پیشنهاد  من برای بهبود جایگاه روابط عمومی ها شناخت ضعف‌ها، ترمیم ضعف‌های فرهنگی، ایجاد روابط دوسویه وچند‌سویه سالم و مستمر بین نهادها و دولت و همکاری با رسانه‌ها و دانشگاه‌ها و نهاد‌های دولتی و غیر‌دولتی، شناخت روابط عمومی و حرفه‌ای عمل کردن آن و تفکیک روابط عمومی از بازاریابی و تبلیغات است."

" همچنین توسعه حرفه روابط عمومی در سرتاسر دانشگاه‌های ایران ضرورت دارد. به نظر من واحد روابط عمومی باید جزو دروس دانشگاهی تمامی رشته‌ها باشد چون هم مفید است و هم بیشتر افراد در آینده با آن سر و کار خواهند داشت."

آری این وظیفه روابط عمومی ها است که  مدیریت سازمان را از اهمیت ارتباط دوسویه با محیط و نقشی که در ارزیابی سازمان از نظر مخاطبان خواهند داشت آگاه سازند.

آموزش مدیران روابط عمومی مهمترین ضرورت

روابط عمومی ها باید از این قدرت برخوردار باشند که  با مهمترین مشخصه های جامعه اطلاعاتی و بهره گیری از  فناوری های نوین ارتباطات و اطلاعات عمل کنند. محوری ترین مسیر دست یابی به نقطه مطلوب در روابط عمومی ها را آموزش تشکیل می دهد؛ به واقع مدیران آموزش دیده در عرصه اطلاع رسانی یاری گر تحقق اهداف سازمان و رشد و توسعه آن نیز خواهند بود.

چه مطلوب است مسئولان روابط عمومی با تحقیق، پژوهش و آموزش علوم مرتبط با حوزه فعالیت؛ علاوه بر ایفای رسالت خود در مسیر صحیح ، عرصه اطلاع رسانی را با تعامل بیشتر هموارتر سازند.

در پایان باید گفت ارتباط، واژه‌ای است که معانی زیادی را در خود گنجانده است. با وجود این کلمه جادویی مسافت‌ها، فاصله‌ها و بسیاری از واژه‌هایی که معنی دوربودن را می‌دهند مفهومی ندارد.امروزه رمز همه موفقیت‌ها تنها این کلمه جادویی است. به راستی این کلمه زیبا و طلایی در کجا می‌تواند به جایگاه و رسالت اصلی خود دست یابد و تاثیر‌گذار باشد‌....؟ چه زیباست حال که سرشار از حس زیبای غرور هستیم، این روز بزرگ را به افرادی که با قلب‌های بزرگ، اراده‌های پولادین، پاهای مستحکم و قوی در اتاق حساس شیشه‌ای و در جایگاه مقدس روابط‌عمومی مشغول به کار هستند تبریک بگویم. امیدوارم همگی بتوانیم به رسالت اصلی و جایگاه واقعی روابط‌عمومی دست پیدا کنیم.