به گزارش خبرنگار مهر، بهناز زرین‌کلکی ظهر سه شنبه در همایش اسناد ملی در همدان با بیان اینکه یکی از دغدغه‌ها باید رعایت استانداردسازی در ادارات باشد، گفت: دستورالعمل‌های چهارگانه در خصوص نگهداری اسناد، نحوه پژوهش و دسته‌بندی به دستگاه‌های دولتی ابلاغ شده است.
وی یکی از دغدغه‌های سازمان اسناد را مربوط به نحوه نگهداری اسناد عنوان کرد و گفت: اقداماتی برای استانداردسازی کاغذهایی که در نهادهای مختلف سند ملی تولید می‌کنند در نظر گرفته شده است.
زرین‌کلکی با اشاره به اینکه نوع کاغذ باید استانداردهای لازم را برای نگهداری داشته باشد، عنوان کرد: کاغذ به مرور زمان و از طریق رطوبت و شرایط بد نگهداری از بین می‌رود و سازمان اسناد برای اسنادی که سند ملی محسوب می‌شوند استانداردهایی را تدوین کرده تا مدت بیشتری این اسناد باقی بمانند.
مشاور معاونت اسناد در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با اشاره به اینکه تدوین استانداردسازی یک پروژه ۶ ساله بود، از رونمایی کتاب «فراداده‌های ضروری برای تولید اسناد اداری» سخن گفت و افزود: این کتاب حاصل انجام طرح پژوهشی در پژوهشکده اسناد است که فراداده‌های مورد نیاز در مراحل تعیین تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی را معرفی می‌کند.
وی با بیان اینکه در این کتاب فراداده‌هایی معرفی می‌شوند که در فرایند مدیریت اسناد الکترونیکی به آن‌ها نیاز است، افزود: مجموعه فراداده‌های تولید، تعیین‌تکلیف و نگهداری اسناد الکترونیکی در این کتاب معرفی شده‌است.
هدف اصلی آرشیو ملی، جمع‌آوری تمام اسناد تولیدشده در دستگاه‌ها و سازمان‌های کشور است
وی با بیان اینکه هدف اصلی آرشیو ملی، جمع‌آوری تمام اسناد تولیدشده در دستگاه‌ها و سازمان‌های کشور به‌منظور حفظ و نگهداری بهینه این اسناد است، عنوان کرد: ورود سازمان اسناد و کتابخانه ملی به مسئله تدوین دستورالعمل‌ها و استانداردهای یکپارچه برای به‌کارگیری صحیح فراداده‌های اسناد الکترونیکی ضروری است.
مشاور معاونت اسناد در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران عنوان کرد: با همسان‌سازی روش‌های تولید اسناد الکترونیکی در ادارات، سازمان‌ها و مؤسسات دولتی، مراحل بعدی مدیریت اسناد الکترونیکی از جمله تعیین تکلیف و نگهداری آن‌ها با این روش سامان پیدا می‌کند.
وی با تاکید بر اینکه مقدمه شروع هر کاری داشتن اطلاعات است، گفت: برخی پرونده‌ها ارزش و ضرورت نگهداری برای مدت طولانی را ندارند و قابل حذف شدن هستند.
وی با اشاره به اینکه ماهیت اسناد الکترونیکی دارای اقتضائاتی است، تاکیدکرد: این روش نگهداری در کارها سهولت ایجاد می‌کند.
زرین‌کلکی با اشاره به اینکه سازمان اسناد در کشور دارای شعبه‌های استانی و منطقه‌ای است، گفت: باید مدیران در دستگاه‌های خود نگاه نظارتی به تولید اسناد و ارزشیابی داشته و سپس اسناد را در آرشیو نگهداری کنند.
وی افزود: سازمان اسناد به دنبال ایجاد دسترسی عموم افراد به اسناد است.
مدیر اسناد و کتابخانه ملی منطقه غرب کشور نیز با بیان اینکه یکی از مشکلات مجموعه‌ها را عدم توجه به تجربیات گذشتگان ذکر کرد و گفت: متاسفانه هر فردی که وارد مجموعه کاری خود می‌شود بدون توجه به برنامه‌های گذشتگان درصدد تغییر برنامه‌ها است که این روند آسیب‌رسان است.
۲.۵ میلیون برگ سند در کتابخانه ملی منطقه غرب کشور وجود دارد
علیرضا تکلو با اشاره به اینکه حدود ۲.۵ میلیون برگ سند در کتابخانه ملی منطقه غرب کشور وجود دارد، عنوان کرد: یک میلیون برگ سند وارد سیستم‌رسا شده و اطلاعات آن به ثبت رسیده است.
وی با اشاره به اینکه ۲۳۶ نسخه کتاب اهدایی در این مرکز وجود دارد، افزود: برای تکمیل تاریخ شفاهی با ۳۷۷ نفر از شخصیت‌های مختلف مصاحبه شده و در برخی از موارد تدوین کتاب در دست اقدام است.
وی با تاکید بر اینکه باید به اسناد دیجیتالی توجه ویژه شود، افزود: منطقه غرب کشور باید زمینه را برای پژوهشگران و عموم فراهم و قوانینی را برای مسئولان در زمینه بایگانی اسناد در ادارات وضع کند.
تکلو با تاکید بر اینکه نباید به صورت غیر قانونی هیچ برگی در بایگانی از بین برود، عنوان کرد: از مراکز خواسته شده تا از ظرفیت‌های موجود استفاده و ارتباط خود را به شکل سازنده گسترش دهند.
مدیرکل منابع انسانی دانشگاه علوم پزشکی همدان نیز بابیان اینکه تمام مراکز اداری باید از اسناد و نحوه نگهداری آن اطلاع داشته باشند، یکی از مشکلات در دانشگاه علوم پزشکی همدان را نداشتن اطلاعات در این بخش دانست و گفت: به دلیل عدم آگاهی و اطلاعات کافی در خصوص اسناد دچار خسران‌های زیادی در دانشگاه علوم پزشکی شده‌ایم.
امیر رستگار در ساده‌ترین تعریف سند را نوشته‌ای در مقابل دعوا و یا دفاع خواند و افزود: سند هیچگاه شامل مرور زمان نمی‌شود.
وی با بیان اینکه متاسفانه اکثر بایگانی‌ها در جای کم نور، نمور و در زیر زمین قرار دارد که می‌تواند به اسناد بایگانی شده آسیب وارد کند، عنوان کرد: حرکت به سمت بایگانی الکترونیکی یکی از گام‌های اساسی در این زمینه است.
نظر شما