ابزار دستیابی به نظم اداری/ کارمندان امین وقت مردم باشند

از راه‎های رسیدن به نظم اداری بازرسی و ارزش‎یابی یا بازرسی معلوم می‌گردد چه کسی کارهای خود را به نیکی انجام می‎دهد و ارباب رجوع را با رضایت پاسخ می‎گوید و چه کسی از انجام دادن مسئولیت‎های خویش سرباز می‎زند و سبب نارضایتی مردم می‎گردد. بنابراین ارزشیابی و بازرسی باعث‎ می‎شود هر فرد خویش را پاسخگوی مسئولیت کارهای خود بداند و در انجام دادن مسئولیتش سستی و سهل انگاری نکند.

ارزشیابی و بازرسی از دو راه ممکن است: مستقیم و غیر مستقیم. مستقیم به وسیله مدیر و غیر مستقیم از طریق بازرسان مخفی صورت می‎پذیرد.

آزمودن کارگزار

از دیگر مصادیق نظم در مدیریت اداری آزمودن کارگزار است پیش از آنکه به او کاری واگذار شود. امام علی(ع) می‎فرماید: اطمینان به هرکس، پیش از آزمودن، کوته فکری است.

یکی از مصادیق مهم نظم در مدیریت اداری این است که مسئولیت‏ها را به اهل آن واگذاریم. بی نظمی مدیران و کارگزارانی که با ارباب رجوع سروکاردارند و آنان را با وعده‏های امروز و فردا، سرگردان و در نتیجه ، نسبت به نظام حکومتی بدبین و ناراضی می‎سازند بسیار زیان‎بار است. تهدید و توبیخ، هر کارگر یا کارگزاری را که کارهای مردم را به عهده دارد موظف می‎سازد که نظم در کار را رعایت کند و بی موقع وعده ندهد و از هنگام مقرر نیز نگذرد همان‏طور که یک مسلمان متعهد باید حال مردم را از تباهی حفظ کند موظف است وقت مردم را نیز از تباهی حفظ کند و چنان که او باید کارگزاری امین در مال باشد لازم است کارمندی امین در وقت نیز باشد.

تنها وفای به امانت در مال محترم نیست، بلکه رعایت امانت در همه چیز اعم از خون و مال و آبرو و دیگر حقوق مانند وقت و عمر نیز شایسته و بایسته است.

تأمین منافع مادی

از دیگر ابزار دستیابی به نظم و انضباط اداری تأمین کارگزاران از لحاظ حقوق و مزایای مادی است و اگر کارگزاری از نظر مادی تأمین شود دست به خیانت نمی‎زند و یا احتمال آن بسیار اندک خواهد بود، اما اگر نتواند هزینه زندگانی و خانواده خود را فراهم کند چه بسا به گرداب خیانت گرفتار می‎آید و این کار چه بسا از لحاظ فردی و اجتماعی به حال جامعه بسیار زیان‏آور خواهد بود و این فرد خود و جامعه را به تباهی می‎کشاند و اعتماد و امنیت اجتماعی را از همگان سلب و آسایش و آرامش اجتماعی افراد را به خطر می‎اندازد.

پس باید حقوق و منافع مادی کارگزاران تأمین شود که این کار آنان را به اصلاح کردن خود توانا می‎کند و از خوردن آنچه مربوط به زیردستان است بی‏نیاز می‎کند.

تنبیه و تشویق کارگزاران

مجازات خطا کاران و خیانت گران در بی انضباطی و تخلف از مسئولیت‎ها باعث عبرت دیگران می‎شود و نظم و انضباط را بر دستگاه اداری حاکم می‎سازد، بنابراین کیفر بی انضباط ها، یکی از لوازم دستیابی به نظم و انضباط اداری است همان‎گونه که تنبیه خطاکاران در دستیابی به نظم و انضباط اداری نقش بس مهم دارد، تشویق افراد شایسته ولایق از نقش بزرگی برخوردار است. امام علی (ع) می‎فرماید: خطاکار را به وسیله پاداش به نیکوکار تنبیه کن.

هرگز نباید با افراد نیکوکار و بدکار به طوریکسان برخورد کنیم چون اگر این طور برخورد کنیم چه فرقی بین افراد نیکوکار و بدکار وجود دارد و این باعث تشویق بدکاران در کارهایشان می‎شود و کار زشت خود را همچنان ترغیب می‎کنند و باعث می‎شود نیکوکاران در مورد کارهای نیک خود بی میل شوند، پس باید هر کدام را بنا بر کاری که انجام داده‏اند تشویق و تنبیه کنیم.

بدیهی است برای دستیابی به نظم و انضباط اداری باید تمهیداتی اندیشید. پس باید در کارهای افراد تأثیرگذار کاوش و رسیدگی کرد و بازرس‎های درستکار و وفادار تعیین کرد که به امورات سازمان‏ها و ادارات مختلف رسیدگی شود که به کارهای مردم در وقت مقرر پاسخ دهند تا از سرگردانی و نارضایتی مردم جلوگیری به عمل آید و کارگزاران را به امانت اداری و حسن وظیفه شناسی تشویق و ترغیب کنند و در برابر کوتاهی افراد آنان را به موقع مؤاخذه و بازپرسی کنند و همه این عوامل به وسیله قانون حل شدنی است و شرف و ارزش انسان‏ها در تبعیت از قانون است که همان تقوا است قانون برای اجرا و برقرار شدن نظم اجتماعی عادلانه به منظور پرورش انسان مهذب است و اگر همه گروه‏ها و نهادهایی که در کشور هستند اگر به قانون خاضع بشویم و اگر قانون را محترم بشماریم هیچ اختلافی و بی نظمی پیش نخواهد آمد.