اشغال حجم زیادی از فضای اداری با پرونده‏های حجیم/برقراری اتوماسیون‌اداری رؤیایی ناتمام

به گزارش خبرنگار مهر، حرکت سریع و ناگهانی عصای پیرمرد خشمگین باعث می‏شود که  هرکدام از وسایل روی میز کارمند به گوشه‏ای از اتاق محل کار او پرتاپ شوند. کارمند که حالا دیگر مجبور شده است با فریادهایش پیرمرد را قانع کند، به او می‏گوید:«حاج آقا چندبار بگم، پرونده‏ای با مشخصاتی که شما می‌گید اینجا نیامده»

پیرمرد که دیگر نای اعتراض کردن هم ندارد در جواب کارمند می‏گوید:« پسرم باور کن همین یک هفته پیش بود که پرونده رو به همکارت که پشت میز شما نشسته بود دادم. بخدا راست میگم.»

آنچه دقایقی بعد مشخص شد این بود که کارمند هفته گذشته در مرخصی به سر می‏برد و به همین خاطر مجبور بوده است همکار دیگرش را بعنوان جایگزین معرفی کند. این کارمند بهترین کار برای ختم قائله‏ای که تمام ارباب رجوعان آن روز اداره را جلوی اتاق او جمع کرده بود را در تماس با کارمند جایگزین خود می‏یابد تا از این طریق جریان پروندۀ پیرمرد را از او پیگیری کند.

لحظاتی بعد معلوم می‏شود که همکار کارمند ماجرای مذکور از موضوع پرونده پیرمرد مطلع بوده است و آن پرونده را به بخش بایگانی ارسال کرده است. بر حسب همین اطلاع، کارمند جوان ما نیز مجبور می‏شود که از پیرمرد بازنشسته عذرخواهی کند.

صرف زمان و‏ نیروی انسانی به بیهودگی

خوشبختانه جریان فوق که در یکی از اداره‏های شهرستان کرج به وقوع می‏پیوندد با در آغوش کشیدن کارمند و پیرمرد به فرجام خوشی نائل می‏شود اما متأسفانه شاهد آن هستیم که هر روزه مسئله‏ای نظیر مفقود شدن پرونده‏ها و مدارک - که می‏توان به راحتی از آن مصون ماند - باعث مشاجرات، صرف زمان و ‏نیروی انسانی به بیهودگی می‏شود.

در بیان علت ضعف‏های موجود در نظام اداری کشور می‏توان به ساختار سازمانی، نظام مدیریتی ناکارآمد، حاکمیت شیوه‏ها و روش‏های اداری سنتی، استفاده از ابزار و وسایل قدیمی، فقدان روش‏ها و شیوه های نوین متناسب با پیشرفت جوامع و عدم استفاده از فن‏آوری متناسب و قدرتمند اشاره کرد.

در این میان چندی است که بحث برقراری سیستم اتوماسیون اداری(خودکارسازی و مکانیزه کردن امور اداری) که به منظور مکانیزه نمودن کارهای اداری مورد توجه کارشناسان قرار گرفته است و لزوم اجرایی شدن آن در تمام ادارات و سازمان‏ها امری مسجل است و به بحث روز مبدل شده است.

اما آنچه امروز حداقل از دیدگاه عموم مردم مطرح است پیچیدگی‏های بیش از پیش کارها در اداره‏ها و سازمان‏های محل رجوع آنهاست که قسمت اصلی نارضایتی‏های آنها نیز از همین روند است، این موضوع گواهی است بر این مدعا که طرح ایجاد سیستم اتوماسیون اداری هنوز روی میز مدیران به حال خود رها شده و در حال خاک خوردن است و به واقع مانند رؤیای خوشی است که در ناتمامی سیر می‏کند.

اشغال حجم زیادی از فضای اداری توسط پرونده‏های حجیم

برای مثال شهرداری‏های کشور که به عنوان یکی از پُرمراجعه‏کننده‏ترین نهادهای اداری مطرحند از اداراتی هستند که روزی نیست در آنها به خاطر مسائلی که پیشتر ذکر آن رفت مجادله‏ای رخ ندهد.

یکی از شهرداران شهرهای اقماری در این خصوص می گوید: مشکلاتی که می‏تواند در نتیجه عدم برقراری سیستم اتوماسیون در شهرداری‏ها رخ دهد به بخش‏های مختلفی نظیر بایگانی، بخش رسیدگی به تخلفات ساختمانی، محاسبات و گزارش کار مربوط می‏شود.

علیرضا قربانی توضیح می‏دهد: برای نمونه اشغال حجم زیادی از فضای اداری توسط پرونده‏های حجیم و وجود پرونده‏های تکراری از یک ملک در بایگانی شهرسازی و نوسازی از مشکلاتی هستند که در نتیجه عدم برقراری سیستم اتوماسیون قابل رخ دادن هستند ضمن اینکه عدم تفکیک مناسب پرونده‏ها و صرف زمان بسیار زیاد جهت دسترسی به محتویات آنها را هم می‏توان به این مشکلات اضافه کرد.

به گفته شهردار شهر ماهدشت برداشت‏ها و تفاسیر مختلف از قوانین و ضوابط شهری و صدور آراء مختلف در وضعیت‏های مشابه، دشواری و وقت‏گیر بودن دسترسی به کل اطلاعات لازم برای تعیین وضعیت خلاف ملک، ضعف نظام اطلاع ‏رسانی از وضعیت اجرا و عدم اجرای احکام صادره نیز از مشکلاتی هستند که وقوع آنها در بخش رسیدگی  به تخلفات دور از انتظار نیست.

برداشت های مغایر از بخش نامه‏ها و آئین‏نامه‏های محاسباتی، صرف زمان بسیار زیاد برای بررسی پرونده و محاسبه عوارض و عدم وجود رویه یکسان در محاسبه عوارض پرونده‏های مشابه نیز از جمله مشکلاتی است که به گفته این مسئول می‏تواند در سیستم اداری سنتی در شهرداری‏ها بروز کند.

‏عدم وجود رویه‏های مناسب برای گردش کار پرونده‏ها، عملیات موازی و تکراری در بخش‏های شهرسازی، نوسازی و اصناف، وابستگی به افراد جهت دسترسی به اطلاعات و پرونده‏ها، امکان مفقود شدن پرونده‏‏ها و مدارک داخل آن در جریان جابجایی بین اتاق‏ها، طبقات و ساختمان‏های مختلف، ‏طی یک مسیر نسبتاٌ طولانی و صرف نیروی انسانی قابل توجه در بخش اداری برای تهیه امضای نامه‏های اداری، ‏مراجعات مکرر ارباب رجوع یا متقاضی جهت پیگیری امور پرونده، صرف زمان قابل ملاحظه‏ای از نیروی انسانی شهرداری جهت یافتن پرونده و مطالعه و پاسخگویی به مراجعین از مشکلات عدم اجرای اتوماسیون و مراجعه حضوری است.

افزایش اعتماد به دستگاه‏های اجرایی در گروی مکانیزه کردن امور

مهمترین اهدافی که از عملیاتی کردن طرح‏هایی همچون طرح اتوماسیون اداری در مراکز مختلف اداری بدست خواهد آمد صرفه جویی در هزینه‏ها و زمان است که در وضعیت کنونی و در تمام مراحل، کشورمان ایران برای رشد و توسعه هرچه بیشتر به آن نیاز ضروری دارد.

همچنین نتیجه انجام چنین فرآیندی افزایش اعتماد عمومی به بخش‏های مختلف اجرایی خواهد بود که بی شک آرمان هر مسئولی که در رأس هر امری به خدمت صادقانه می‏پردازد نیز نمی تواند چیزی غیر از این باشد در نتیجه  امید می‏رود که اجرایی کردن این روند شتاب بیشتری را شاهد باشد.

گزارش: سعید پورمند