غلامرضا عزیزی، معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در گفتگو با خبرنگار مهر و در پاسخ به این سئوال که نحوه همکاری دستگاه‌های مختلف در زمینه تعیین تکلیف اسناد راکدشان و انتقال آنها به آرشیو ملی را چگونه ارزیابی می‌کنید؟ گفت: همکاری بعضی از این دستگاه‌ها بسیار عالی و بعضی‌ها ضعیف است، اما من با این اظهار نظرها که دستگاهی هست که کارشکنی می‌کند و یا با ما همکاری نمی‌کند، موافق نیستم. اما بی‌تردید قوه قضائیه جزو دستگاه‌هایی است که بیشترین همکاری را در زمینه سند با ما داشته است.
وی در پاسخ به این سئوال که پس چرا از بین بیش از 615 میلیون برگ سند راکد در دستگاه‌های دولتی و قوه قضائیه در سال گذشته، تنها کمی بیشتر از 15 میلیون برگ به آرشیو ملی منتقل شده است؟ یادآور شد: این مسئله اختصاص به آرشیو ملی ایران ندارد؛ بین 92 تا 95 درصد از اسناد و به تعریف دقیق‌تر سوابقی که در دستگاه‌های دولتی در دنیا تولید می‌شوند، بعد از خاتمه یافتن عمر اولیه‌شان در دستگاه اداری، امحا می‌شوند و این طبیعی است که حدود 600 میلیون سندی که شما به آنها اشاره کردید، امحا و مابقی به آرشیو ملی منتقل شده‌اند.
معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران افزود: اساساً چیزی که باعث شده آرشیوها به وجود بیایند، عمر ثانویه اسناد است، نه عمر و ارزش اولیه و اداری آنها. مثال بسیار ساده این موضوع این است که فردی که برای فرزندش گواهی تولد می‌گیرد، هدفش از این کار نگهداری این گواهی نیست، بلکه می‌خواهد با این گواهی برای او شناسنامه بگیرد و وقتی شناسنامه را گرفت، دیگر این درخواست برای متقاضی و اداره متبوعش، از درجه اعتبار و ارزش ساقط می‌شود.
عزیزی تاکید کرد: البته اسناد یک ارزش ثانویه هم دارند که برای افراد دیگر غیر از تولیدکننده یا دریافت کننده سند، و به منظوری غیر از منظور اولیه، برای سند ایجاد می‌شود. در مثال اخیر، پژوهشگری که بعد از 100 سال یا 200 سال می‌خواهد کتابی دریاره همان فردی که برای فرزندش درخواست گواهی تولد کرده بود، بنویسد، می‌تواند با مراجعه به بخش سوابق سازمان ثبت احوال، درخواست گواهی مذکور را مشاهده و با استناد به آن پژوهش خود را تکمیل می‌کند.
بر اساس گزارش رسمی اداره‌کل شناسایی و فراهم‌آوری اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، در سال گذشته 615 میلیون و 81 هزار و 652 برگ سند راکد در دستگاه‌های دولتی و قوه قضائیه تعیین تکلیف شده که از این میان 15 میلیون و 400 هزار و 703 برگ را اسناد انتقالی (سندهایی که به آرشیو ملی ایران منتقل شده‌اند) و 599 میلیون و 680 هزار و 949 برگ سند نیز اوراق امحائی تشکیل می‌دهند. طبق این گزارش، در اثر انتقال یا امحاء این تعداد سند راکد در دستگاه‌های دولتی و قوه قضائیه، 36 هزار و 512 متر مربع فضای اداری این دستگاه‌ها آزادسازی شده است.
چندی پیش اسحاق صلاحی، رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با انتقاد شدید از اینکه تنها 2 درصد از اسناد دستگاه‌های مختلف که در شورای اسناد ملی تعیین تکلیف شده‌اند، به آرشیو ملی منتقل شده‌اند، خواهان اصلاح رویکرد دستگاه‌های مختلف به جایگاه آرشیو ملی ایران در حوزه سند شده و گفته بود: درست است که ما مسئول سندهای تولید شده در دستگاه‌های مختلف هستیم، اما مرده‌شور سند نیستیم.
نظر شما