مسئولان فیپا: بروز مواردی از تاخیرها در صدور فیپا را می‌پذیریم

به گزارش خبرنگار مهر، اداره‌کل پردازش و سازماندهی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در واکنش به گزارش مورخ 15 فروردین 89 خبرگزاری مهر با تیتر "نارضایتی ناشران از روند صدور فیپا در آستانه نمایشگاه کتاب تهران" ضمن قدردانی از "اقدام خبرگزاری مهر در انعکاس مشکلات و نظرات ناشران در خصوص فهرست‌نویسی پیش از انتشار (فیپا)" جوابیه‌ای ارسال کرده که متن کامل آن در زیر منتشر می‌شود.

1- آمار سالیانه صدور فیپا که آیینه نشر کتاب در کشور می‌باشد به صورت پیشینه‌های فهرست‌نویسی در کتابشناسی ملی متجلی می‌شود. این آمار هر ماهه توسط مسئولان گروه‌های فیپا و فهرست‌نویسی منابع کتابی استخراج و ارائه می‌شود که پیشینه‌های آنها با جستجوی حداقل یکی از ویژگی‌‌های کتاب مانند عنوان، تاریخ نشر، نام نشر و ... به صورت روزآمد بر روی اپک وبگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی قابل دسترسی و مشاهده هستند. ضمن اینکه در گروه‌های فیپا و فهرست نویسی منابع کتابی 45 نفر از کارشناسان کتابداری فعالیت می‌نمایند که علاوه بر صدور فیپا برای ناشران، به انجام فهرست نویسی منابع چاپی کتابخانه ملی شامل کتاب‌های واسپاری، خریداری، اهدایی و مبادله‌ای مبادرت می‌نمایند، که آمار این موارد نیز موجود و قابل ارائه است.

در عین حال به منظور اطلاع رسانی، آمار صدور فیپا در سال‌های اخیر از سال 86 به شرح ذیل  است : 

2- هر ماهه برای حدود 4500 الی 5000 درخواست از 4500 ناشر، فیپا صادر می‌شود، بدیهی است که تاخیر حداکثر 200 مورد درخواست به علل مختلف مانند نقص مدارک یا مشکلات فنی دیگر برابر 5/4 الی 5 درصد از درخواست‌ها می‌شود که در مقابل رقم 4500 درخواست نشانگر مطلوب بودن عملکرد فیپا می‌باشد و سئوال اینجاست که چنین عملکردی جای شکایت دارد یا تقدیر؟ البته تلاش همه همکاران دست اندر کار فیپا بر این است که همین تعداد محدود تاخیر را که موجب نارضایتی و گله ناشران عزیز می‌شود به حداقل برساند.

3- نتایج بررسی‌ها و نظرسنجی‌های سال‌های گذشته در خصوص ارزیابی رضات ناشران از عملکرد فیپا حاکی از رضایتمندی بالای 90 درصدی ایشان بوده است که سوابق و مدارک این نظرسنجی‌ها در سازمان موجود و قابل ارائه است.

4- کناره‌گیری ریاست محترم پیشین سازمان اسناد و کتابخانه ملی تاثیری بر روند ارایه خدمات سازمان از جمله فیپا نداشته و نخواهد داشت و همکاران دست اندر کار فیپا از آغاز طرح فیپا در سال 77 در جهت انجام این خدمت به نحو احسن کوشا بوده و هستند.

5- همانگونه که در اطلاعیه مندرج بر روی وبگاه سازمان اسناد و کتابخانه ملی در تاریخ 12/11/89 به اطلاع رسیده "با توجه به برنامه ریزی برای تغییر و تکمیل زیرساخت الکترونیکی در جهت استفاده بیشتر از خدمات غیرحضوری کارکنان سازمان اسناد و کتابخانه ملی، از امروز تا 15 اسفندماه سال جاری فرآیند صدور فیپا احتمالاً با اشکالات و تاخیراتی مواجه خواهد شد" که خوشبختانه با تلاش همکاران اداره کل فناوری و ارتباطات سازمان و همکاران فیپا و فهرست نویسی تا کنون فرآیند صدور فیپا بدون مشکل خاصی ادامه پیدا کرده است.

6- علیرغم کاهش ساعات اداری از سه ماهه پایانی سال گذشته به اجرای آیین‌نامه دورکاری در گروه‌های فیپا و فهرست نویسی از اواخر بهمن، همکاران دست اندر کار فیپا در ساعات غیراداری نیز به انجام امور فیپا (به صورت اینترنتی) می‌پردازند. قابل ذکر است که دورکاری کارکنان فیپا و فهرست‌نویسی در راستای اجرای آیین نامه دورکاری معاونت توسعه و مدیریت منابع انسانی ریاست جمهوری و با در نظر گرفتن شرایط امکان دورکاری کارکنان از لحاظ نوع کار (فیپای الکترونیکی) و فراهم بودن امکانات و زیرساخت‌های فنی و نیز بدون هرگونه اجبار بوده است که خوشبختانه باعث افزایش بازدهی فرآیند صدور فیپا شده است.

7- هر ساله در دو مقطع آغاز سال تحصیلی (در اواخر شهریور و اوایل مهرماه) و ایام پیش از برگزاری نمایشگاه کتاب (از دی ماه تا اواخر اسفند ماه) شاهد افزایش چشمگیر انتشارات هستیم که در این ایام همکاران فیپا و فهرست نویسی در جهت پاسخگویی هرچه سریعتر به ناشران گرامی تلاش دو چندان می‌نمایند. شایان ذکر است که تاخیرهای صدور فیپا عموماً به دلیل نقص مدارک تحویلی از سوی ناشران بوده است که پس از اطلاع به ایشان و تکمیل مدارک صدور فیپا به صورت عادی و در مهلت مقرر صادر می‌شود. ضمن اینکه گروه فیپا در تمام طول سال به ویژه مقاطع فوق‌الذکر بنا به درخواست ناشران برای کتاب‌های درسی، مناسبتی و کتابهای مربوط به همایش‌ها و کنفرانس‌ها و موارد خاص از یک الی 4 روز اولویت تسریع در روند صدور فیپا قائل می‌شود که سوابق این موارد به تفکیک عنوان کتابها و نام ناشران موجود می‌باشد.

8- همانگونه که ذکر گردید در ایام پیش از برگزاری نمایشگاه کتاب از اوایل دی‌ماه تا اواخر اسفند، درخواست‌های فیپا سیر صعودی دارد و بعد از آن به ویژه از اواخر اسفند تا اواخر فروردین (20 اسفند تا 20 فروردین) سیر نزولی پیدا می‌کند ولیکن در طول این مدت نیز به ویژه در ایام عید نوروز فرآیند صدور فیپا با تلاش کارکنان دورکار و غیر دورکار گروه‌های فیپا و فهرست نویسی منابع کتابی به قوت خود انجام گرفته است.

9- به منظور رفاه حال ناشرین و تسهیل فرآیند صدور فیپا، از سال 1386 سامانه فیپای الکترونیکی راه اندازی شده است که تاکنون 4000 ناشر به عضویت آن درآمده‌اند و از ابتدای سال 90 طی اطلاع‌رسانی که در طول سال گذشته انجام شده است، فرآیند درخواست و صدور فیپا به صورت منحصراً غیرحضوری و از طریق سامانه فیپای الکترونیکی انجام می‌گیرد. به همین منظور نیز در محل فیپا برای آموزش انجام و فرآیند فیپای الکترونیکی امکاناتی فراهم شده است که ناشرین گرامی می‌توانند با مراجعه به گروه فیپا از این امکان استفاده نمایند.

10- ضمن اینکه بروز مواردی از تاخیرها در صدور فیپا به دلیل مشکلاتی از قبیل افزایش حجم درخواست‌های فیپا در آستانه نمایشگاه کتاب، نقص اطلاعات و مدارک تحویلی ناشران، انجام دقیقتر فهرست نویسی و مستندسازی کتابهایی که موضوعات جدیدی دارد و این موضوعات باید ایجاد شوند، کندی و قطع شبکه در بعضی از روزها و ساعات، کمبود نیرو و کاهش ساعات اداری را رد نمی‌کنیم، تاکید می‌نماییم که تلاش همکاران فیپا و فهرست‌نویسی همواره در جهت کسب رضایت کامل ناشران عزیز بوده و این امر میسر نمی‌شود مگر به مدد تعامل و همدلی ایشان که با انعکاس نظرات و پیشنهادهای سازنده خود در این راه ما را یاری نمایند.

11. در پایان به اطلاع می راسند که اداره کل پردازش و سازماندهی سازمان اسناد و کتابخانه ملی آمادگی مصاحبه با مطبوعات و رسانه‌ها را در خصوص فرآیند فیپا دارد و از ناشرین گرامی درخواست می‌شود که نظرات، پیشنهادها و انتقادات خود را از طریق تلفن‌های 81623119، 81623107و یا ارسال نامه به آدرس: FIPA@nlai.irو Processing@mail.nlai.ir با ما در میان بگذارند.