جزییات دستورالعمل نجات اسناد تاریخی در زمان بحران توسط سازمان«سپر آبی»

به گزارش خبرنگار مهر، دستورالعمل حفاظت از گنجینه های فرهنگی، با تأکید بر «پنهان‌سازی» یا «تخلیه اضطراری» مجموعه‌ها، گزینه‌های دشوار مدیران موزه‌ها و آرشیوها را در شرایطی که «هر تصمیم ممکن است به قیمت نابودی حافظه یک ملت تمام شود» بررسی می‌کند.

این سند که می‌تواند نقشه نجات برای مدیران موزه‌ها، کتابخانه‌ها و آرشیوهای ملی در مناطق بحرانی باشد، به پرسش‌های حیاتی پاسخ می‌دهد: «آثار را پنهان کنیم یا تخلیه؟»، «نشان بلو شیلد نصب کنیم یا مخفی کاری؟» و «چگونه در کمترین زمان، گران‌بهاترین اسناد را اولویت‌بندی و بسته‌بندی کنیم؟»

مهم‌ترین بخش‌های این راهنمای فوری عبارتند از:

۱. اولویت‌بندی برای نجات:

راهنما تأکید می‌کند که در بحران، زمان محدود است. باید بر اساس معیارهایی مانند «منحصربه‌فرد بودن»، «ارتباط با حقوق بشر»، «شکنندگی حامل» (مانند فیلم و پوست) و «ارزش نمادین ملی»، تصمیم گرفت کدام آثار اولویت خروج دارند.

۲. دستورالعمل بسته‌بندی فوری:

به منابع معتبر مانند راهنمای ICCROM ارجاع داده شده و بر بسته‌بندی اسناد کاغذی در جعبه‌های مقوایی محکم و جداکردن اسناد آلوده تأکید شده است.

۳. تصمیم سرنوشت‌ساز: تخلیه یا ماندن؟

راهنما این تصمیم را وابسته به تحلیل ریسک‌هایی مانند غارت نظامی، بمباران، سیل و سرقت می‌داند. هشدار داده شده که نصب نشان بلو شیلد یا «سپرآبی» هرچند طبق کنوانسیون ۱۹۵۴ لاهه حفاظت قانونی ایجاد می‌کند، اما اگر خطر اصلی از سوی گروه‌هایی باشد که به قوانین بین‌المللی پایبند نیستند، این نشان می‌تواند خود به هدف گرفتن مجموعه منجر شود. در این صورت، «مخفی‌کاری» گزینه امن‌تری است.

۴. پناهگاه اضطراری:

شرایط یک پناهگاه ایده‌ال (مقاوم در برابر بمب، کنترل دما و رطوبت، دور از آب زیرزمینی) و گزینه‌های جایگزین عملی در شرایط سخت توضیح داده شده است. تأکید ویژه‌ای بر ذخیره‌سازی آثار حداقل ۲۰ سانتی‌متر بالاتر از کف برای مقابله با سیل شده است.

۵. مستندسازی فوری:

حتی در بحران، ثبت حداقلی اطلاعات هر شیء یا جعبه با عکس موبایلی و یک کد منحصربه‌فرد حیاتی است. راهنما استانداردهای بین‌المللی مانند Object ID برای موزه‌ها و ISAD(G) برای آرشیوها را یادآوری می‌کند.

۶. نجات حافظه دیجیتال:

راهنما بر پشتیبان‌گیری فوری از پایگاه‌داده‌ها، کاتالوگ‌ها و اسناد اداری روی هارد درایوهای رمزگذاری‌شده و فضای ابری امن تأکید کرده و توصیه می‌کند نسخه‌های باقی‌مانده در محل، برای جلوگیری از غاصبان، کاملاً نابود شوند.

این راهنما با این هشدار به پایان می‌رسد که حفاظت از میراث در بحران، نیازمند برنامه‌ریزی پیش‌دستانه، آموزش پرسنل و هماهنگی با نهادهای بین‌المللی مانند بلو شیلد است. «چیزی که از دست برود، ممکن است حافظه تاریخی یک ملت باشد.» این سند به صورت رایگان در دسترس همه نهادهای فرهنگی جهان قرار دارد.

جزییات دستورالعمل

در این بخش، دستورالعمل این نهاد بین المللی در مواقع بحرانی ترجمه شده است:

اولویت‌بندی مجموعه ها برای بسته‌بندی و تخلیه

مجموعه را اولویت‌بندی کنید.

هنگام اولویت‌بندی مجموعه‌ها موارد زیر را در نظر داشته باشید:

شواهد مرتبط با حقوق بشر یا نقض حقوق بشر.

مجموعه‌های امانی از سایر مؤسسات یا افراد.

ارزش برای منطقه، استان یا کشور.

قابلیت جایگزینی/منحصربه‌فرد بودن (آیا شی را می‌توان به همان شکل یا قالب دیگری جایگزین کرد یا منحصربه‌فرد است؟).

ارزش مالی به عنوان یک مجموعه محدود یا اقلام نادر منفرد.

ارزش در حمایت از مأموریت مؤسسه (مثلاً آموزش کارشناسی یا دسترسی عمومی).

اهمیت به عنوان منبع علمی.

سهم در غنای مجموعه.

شکنندگی حامل اطلاعات (مثلاً فیلم یا نوار مغناطیسی یا پوست).

نوع فاجعه یا مدت زمان در معرض بودن (مثلاً یک مجموعه مبتنی بر فیلم که در معرض آتش یا گرمای شدید قرار گرفته، اولویت پایینی دارد زیرا اکثر آنها به هر حال غیرقابل نجات هستند).

نقش در تداوم یا بازیابی عملیات مؤسسه (مثلاً حقوق و دستمزد، سفارشات خرید، فهرست قفسه و غیره).

اشیاء سالم نسبت به اشیاء آسیب‌دیده.

۲. بسته‌بندی مجموعه‌ها و آرشیوها

برای بهترین روش بسته‌بندی مجموعه‌ها و آرشیوها در شرایط اضطراری، به توصیه‌های ICCROM مراجعه کنید:

ICCROM: Endangered Heritage: Emergency Evacuation of Heritage Collections

اسناد کاغذی را در جعبه‌های مقوایی محکم یا جعبه‌های چوبی (ترجیحاً از مواد طبیعی بدون مواد شیمیایی) بسته‌بندی کنید.

اسناد آلوده را جدا نگه دارید.

۳. تخلیه یا باقی ماندن

هر موقعیت منحصربه‌فرد است و باید بر اساس ریسک‌های موجود در آن زمان ارزیابی شود.

جدول زمانی را در نظر بگیرید. جابجایی مجموعه خطرناک است، اما اگر نتوان آن را در محل فعلی محافظت کرد یا برای مدت طولانی در خطر باشد، تخلیه مجموعه به مکانی دیگر را در نظر بگیرید.

ریسک‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

آسیب ناشی از اشغال بی‌مبالات و استفاده نظامی از اماکن فرهنگی؛

آسیب عمدی توسط جنگجویان؛

آسیب‌های تصادفی و جانبی در طول جنگ (از جمله بمباران و توپخانه)؛

آسیب ناشی از غارت نظامی یا غیرنظامی؛

شرایط نامساعد جوی (به ویژه برای مواد آرشیوی).

آیا مجموعه جابجا شود یا در محل بماند؟ مالکان/مدیران باید در نظر بگیرند که آیا پناهگاه را اعلام کنند و تحت قانون بین‌المللی برای آن درخواست حفاظت دهند، یا آن را مخفی نگه دارند. مجموعه‌های فرهنگی و تأسیسات ذخیره‌سازی آنها تحت کنوانسیون ۱۹۵۴ لاهه برای حفاظت از اموال فرهنگی در هنگام درگیری مسلحانه محافظت می‌شوند.

تأسیسات حفاظت‌شده را می‌توان با نشان بلو شیلد علامت‌گذاری کرد تا یک تأسیسات فرهنگی تحت حفاظت را نشان دهد. ساختمان فقط در صورت ضرورت نظامی فوری می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. اگر این اتفاق بیفتد، ممکن است به یک هدف نظامی مشروع تبدیل شود.

اگر انتخاب کردید ساختمان خود را با این نشان علامت‌گذاری کنید، در صورت امکان، این موضوع را به همراه مختصات ساختمان و یک توضیح به بلو شیلد اینترنشنال گزارش دهید.

با این حال، استفاده از این نماد باید با دقت در نظر گرفته شود.

اگر ریسک اصلی غارت باشد، مجموعه باید مخفی نگه داشته شود.

اگر ریسک اصلی درگیری باشد، مدیران باید در نظر بگیرند که آیا سود مرتبط با درگیری در توقیف یا تخریب مجموعه وجود دارد یا خیر. علاوه بر اهداف نظامی مرتبط با استفاده نظامی، میراث فرهنگی ممکن است به عنوان یک دارایی سیاسی، نمادین یا تبلیغاتی (در میان موارد دیگر) نیز در خطر باشد. توقیف یا تخریب آن ممکن است وسیله‌ای برای اثبات، دفاع یا انکار ادعاهای آینده نسبت به قدرت، زمین و مشروعیت باشد. در نظر بگیرید که آیا احتمال دارد کسی به دنبال مجموعه شما بگردد؟ انجام این کار چقدر آسان است؟ اگر نگرانی قابل توجهی وجود دارد که طرف‌های مقابل از حقوق بشردوستانه بین‌المللی تبعیت نمی‌کنند و این یک ریسک بزرگتر محسوب می‌شود، نباید از نماد بلو شیلد استفاده کرد و مجموعه نباید به طور visible شناسایی شود.

ممکن است مطلوب باشد که مجموعه به خارج از کشور منتقل شود، در صورتی که پشتیبانی مناسب یافت شود. تعدادی از اقدامات بین‌المللی ممکن است بتوانند کمک کنند، مانند ابتکار پناهگاه‌های امن برای آرشیوهای در معرض خطر. راهنمای بین‌المللی نیز برای هرگونه چنین پناهگاه امنی موجود است. با این حال، علاوه بر مسائل لجستیکی انتقال مجموعه‌ها به خارج، این اقدامات می‌تواند مشکلات دیپلماتیک پیچیده‌ای برای بازگشت ایجاد کند.

الف. پنهان کردن مجموعه

اگر مجموعه در ساختمان یا شهر موجود بماند، ریسک‌ها چیست؟ (توپباران؟ آتش‌سوزی؟ غارت؟ سیل ناشی از ترکیدن لوله‌های برخورد خمپاره؟)

از جانب چه کسانی در خطر است؟

اکنون چه شرایط ذخیره‌سازی می‌توانید فراهم کنید (یا پنهان کردن در محل یا جابجایی و پنهان کردن مجموعه)؟

به اشتراک گذاری اطلاعات مکان با پرسنل مورد اعتماد خارج از منطقه در خطر - در صورت فوت همه کسانی که محل را می‌دانند، مجموعه ممکن است گم شود.

ب. تخلیه

آیا زمان کافی (یا در خلال وقفه‌های جنگ) و منابع برای تخلیه ایمن دارید؟

ریسک‌های جابجایی آن چیست؟ (توپباران؟ غارت؟)

از جانب چه کسانی در خطر است؟

آیا مکانی امن در خارج از منطقه خطر برای انتقال مجموعه دارید؟

آیا مسیر ایمنی برای انتقال آن دارید؟

آیا تجهیزات لازم (مثلاً جعبه، کامیون، سوخت) برای انتقال مجموعه را دارید؟

اگر آن را جابجا کنید، مکان جدید پیشنهادی چقدر ایمن است و برای چه مدت؟

آیا در آینده نیاز به جابجایی مجدد آن خواهید داشت؟

احتمال رسیدن درگیری به مکان جدید چقدر است؟

آیا در سایت جدید پرسنلی برای مراقبت از آن وجود خواهد داشت؟

اگر زمان محدود است، مجموعه را سریع بسته‌بندی کنید و به زیرزمین ببرید تا در آنجا به طور مناسب برای انتقال به شهر دیگر بسته‌بندی شود.

۴. ملاحظات برای ذخیره‌سازی اضطراری

فهرست زیر گزینه‌های ممکن است. بسیاری از این موارد ممکن است در شرایط موجود امکان‌پذیر نباشند، بنابراین باید گزینه‌های در دسترس خود را انتخاب کنید و فکر کنید کدام ریسک‌ها را می‌توانید کاهش دهید.

یک راهنمای خوب برای شرایط ایده‌ال اینجا موجود است.

الف. ایده‌ال

مکان ایده‌ال آشکارا یک تأسیسات امن، کنترل‌شده از نظر آب و هوا و ساخته‌شده برای مقاومت در برابر اثرات بمب است. تهویه طبیعی کنترل‌شده روش مؤثری برای حفظ آب و هوای داخلی پایدار است زیرا هوا فقط از بیرون کشیده می‌شود (بسته به زمان سال). نوسان کوتاه‌مدت رطوبت نسبی باید کمتر از ۳٪ در ساعت باشد. ترکیب تهویه طبیعی به همراه نصب رطوبت‌گیر امکان‌پذیر است. داشتن سیستم‌های گرمایشی و تهویه جداگانه ممکن است توصیه شود، به ویژه اگر پناهگاه از تهویه طبیعی کنترل‌شده استفاده می‌کند.

ب. گزینه‌ها: ریسک‌ها و راه‌های کاهش:

گزینه‌های خود را مرور کنید و سعی کنید بهترین راه‌حلی را بیابید که تا حد امکان ریسک‌ها را به حداقل برساند.

فضا: مطمئن شوید به اندازه کافی بزرگ است تا تعداد اشیاء را در خود جای دهد.

بمب: یک تأسیسات زیرزمینی در برابر بمب محافظت می‌کند اما کنترل آب و هوا در آن می‌تواند سخت باشد و ممکن است با آب زیرزمینی پر شود. به دنبال سطح بالایی از اینرسی ساختمان باشید (برای مقاومت در برابر ترک و شکست).

آب زیرزمینی: آیا نصب پمپ امکان‌پذیر است؟ آیا یک ژنراتور اضطراری و دسترسی به سوخت برای آن دارید؟ آیا مقامات شهری می‌توانند یکی را برای شما تخصیص دهند؟

آتش: یک تأسیسات زیرزمینی ریسک آتش‌سوزی کمتری دارد، به ویژه اگر از بتن باشد. با این حال، ورود و خروج مجموعه بسیار سخت‌تر خواهد بود. نیازهای دسترسی برای ورود به ذخیره‌سازی و در صورت بروز وضعیت اضطراری جدید را در نظر بگیرید.

سعی کنید مطمئن شوید که مواد اطفاء حریق در دسترس است.

آب و هوا و رطوبت: دمای بالاتر سرعت رشد حشرات/کپک‌ها/میکروارگانیسم‌ها را افزایش می‌دهد. رطوبت نیز نقش مهمی در تشویق آفات دارد. به دنبال موارد زیر باشید:

دیوارهای خارجی با عایق خوب

سیستم گرمایشی ساده که قابل نگهداری باشد

فضایی برای ژنراتور در صورت دسترسی

اشیاء فرهنگی را روی زمین ذخیره نکنید، بلکه حداقل ۲۰ سانتی‌متر بالاتر از آن (معادل پالت‌های EUR که دو تا روی هم چیده شده‌اند) در صورت سیل و برای امکان گردش هوا.

پالت‌ها خوب هستند زیرا اجازه گردش هوا زیر اقلام ذخیره‌شده را می‌دهند. با این حال، اگر پالت ندارید، از برزنت (کانوای مقاوم در برابر آب) استفاده کنید.

چه روی پالت و چه روی قفسه، اشیاء را حداقل ۵ سانتی‌متر از دیوار فاصله دهید تا هوا گردش کند.

نگهداری: مطمئن شوید که می‌توانید به تأسیسات دسترسی داشته باشید. چگونه مجموعه را وارد و خارج می‌کنید؟

قفسه‌های ذخیره‌سازی: در صورت امکان از قفسه‌های فلزی گالوانیزه با پوشش پودری استفاده کنید، اما پالت‌های چوبی نیز برای ذخیره‌سازی خوب هستند. برای جلوگیری از خطر لرزش ناشی از انفجار، سعی کنید قفسه‌های ذخیره‌سازی را در جای خود ثابت کنید. سعی کنید تمام اشیاء ذخیره‌شده را محکم کنید.

جعبه‌ها و چیدن: جعبه‌ها را تا حد امکان با مواد پرکننده اضافی مانند روزنامه مچاله پر کنید. همه جعبه‌های مقوایی را نمی‌توان به طور ایمن روی هم چید، به ویژه اگر فضای خالی در بالای جعبه وجود دارد. سعی کنید بدون تقویت قفسه‌ها یا تخته‌های اضافی که وزن را تحمل می‌کنند، جعبه‌های مقوایی را خیلی بالا نچینید. جعبه‌های پایین در صورت خیس شدن یا تحت فشار وزن از بالا ممکن است فرو بریزند - این ممکن است باعث ریزش کل ستون شود.

سرقت و تخریب: در صورت عدم امکان جابجایی ایمن، پنهان کردن اشیاء در پشت دیوارهای کاذب را در نظر بگیرید. با این حال، این امر بر شرایط آب و هوایی اشیاء تأثیر خواهد گذاشت. نصب موانع بتنی در اطراف ساختمان و/یا تخته‌کوبی درها و پنجره‌ها برای مسدود کردن ورود اجباری.

۵. مستندسازی
اگر زمان و دسترسی به مجموعه ذخیره‌شده را دارید، سعی کنید در صورت سرقت یا فقدان، آن را مستند کنید. برای ایجاد شماره‌های مستندسازی اضطراری که برای همه انواع مجموعه‌ها، از جمله اشیاء منفرد یا مجموعه‌هایی که می‌توان جعبه‌بندی کرد (مانند آرشیوها و کتاب‌ها) کاربرد دارد، به راهنمای ICCROM (صفحات ۱۸-۲۲) مراجعه کنید.

برای مجموعه‌های موزه‌ای، سعی کنید از استاندارد Object ID استفاده کنید: https://icom.museum/en/resources/standards-guidelines/objectid/

برای آرشیوها و اسناد، سعی کنید از ISAD(G) استفاده کنید (راهنماها به چندین زبان موجود است).

اگر می‌توانید، حداقل شناسایی کنید و بنویسید: آرشیو/نهاد فرهنگی که اثر از آن آمده، هر شماره کاتالوگ شناسایی محلی، یا شخص مرتبط یا نام پدیدآورنده/خالق مرتبط با مجموعه، بازه زمانی مجموعه، و تعداد جعبه‌ها/اقلامی که حذف/امن شده‌اند.

به کاتالوگ‌های آنلاین یا چاپی موجود که مجموعه در آنها توصیف شده اشاره کنید.

برای کتابخانه‌ها فهرستی از بارکدهای موجود و/یا شماره‌های تماس تهیه کنید. با این حال، در شرایط اضطراری، ممکن است امکان ثبت دقیق هر شیء وجود نداشته باشد. ثبت می‌تواند به سادگی عکس گرفتن با تلفن همراه و یادداشت هر شیء در یک فهرست باشد.

اگر وضعیت اضطراری است و شما:

الف) ۱ تا ۵ ساعت برای مستندسازی دارید: با تلفن همراه عکس بگیرید.

ب) ۵ تا ۱۰ ساعت برای مستندسازی دارید و دسترسی به اینترنت دارید: از این فرم استفاده کنید: https://nsteffel.github.io/dublin_core_generator/generator_nq.html

اگر دسترسی به اینترنت ندارید: موارد پایه را ثبت کنید:

پدیدآورنده

عنوان

حقوق

تعداد جعبه‌ها

به علاوه عکس‌ها و غیره.

سعی کنید به هر قلم، یا حداقل به هر جعبه، یک شماره منحصربه‌فرد بدهید و مکان هر جعبه را ثبت کنید، شاید با استفاده از کدی برای مکان هر جعبه (مطابق با طبقه، اتاق، قفسه و غیره). مطمئن شوید که برچسب‌ها قابل مشاهده هستند.

برنامه‌های رایگان مانند CamScanner یا Notes در iOS می‌توانند برای عکس‌برداری و تبدیل اسناد به PDF به منظور دیجیتالی کردن اسناد کاغذی استفاده شوند.

مشاوره و راهنمایی بیشتر در مورد مستندسازی و فرآیند فیزیکی بسته‌بندی و تخلیه اینجا موجود است.

۶. اطلاعات دیجیتال

تصمیم بگیرید چه مواد دیجیتالی باید کپی و منتقل شوند. سعی کنید مستندات را آنلاین آپلود و به اشتراک بگذارید. پشتیبان‌گیری از سوابق الکترونیکی و کاتالوگ‌ها روی درایوها یا فضای ذخیره‌سازی ابری در یک مؤسسه شریک پناهگاه امن را در نظر بگیرید.

در صورت امکان، اطلاعات را کدگذاری کنید یا با رمز عبور محافظت کنید تا امن شود.

در نظر بگیرید که باید به کجا منتقل شود - آیا فضای ذخیره‌سازی ابری امن است؟

پایگاه داده‌های فهرست خود و سایر مطالب دیجیتال مرتبط (قراردادها، سوابق کارکنان و غیره) را روی:

الف) هارد درایوها

ب) فضای ابری

کپی کنید.

آنها را با BitLocker و غیره محافظت کنید. سوابق دیجیتال باقی‌مانده را نابود کنید و داده‌ها را پاک کنید تا درایو به طور کامل پاک شود.

۷. سایر موارد

اگر پناهگاه بیش از یک طبقه دارد، ارزشمندترین اشیاء فرهنگی، در هر جا که ممکن است، نباید در پایین‌ترین طبقه ذخیره شوند (به دلیل خطر سیل)، اما در نظر داشته باشید که ممکن است مجبور باشید آنها را به سرعت جابجا کنید.

اشیاء فرهنگی نباید (حتی به طور موقت) روی زمین ذخیره شوند، بلکه حداقل ۲۰ سانتی‌متر بالاتر از آن (معادل پالت‌های EUR که دو تا روی هم چیده شده‌اند).

اگر غارت یک ریسک شناخته شده است و اشیاء در گالری‌ها نگهداری می‌شوند، چرخش اشیاء به گالری‌ها یا مناطق ذخیره‌سازی مختلف را در نظر بگیرید، تا سارقان از مکان جدید اطلاع نداشته باشند.

مطمئن شوید که به کسی بگویید مجموعه‌های شما کجا ذخیره شده‌اند. بلو شیلد می‌تواند نمایندگان صحیح در سازمان‌های بین‌المللی ICOM (برای موزه‌ها)؛ و IFLA و ICA (برای آرشیوها و کتابخانه‌ها) را مطلع کند که اشیاء شما کجا ذخیره شده‌اند.