آئین نامه جدید نحوه نگهداری اسناد بانکی تصویب شد

به گزارش خبرنگار مهر شورای پول و اعتبار با تصویب آئین نامه مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانکها، آئین نامه مصوب 6 اسفندماه سال 53 و مصوبات 19 دی ماه  سال 61 و 8 دی ماه سال 69 این شورا در این خصوص را "کان لم یکن" تلقی کرد.

بر این اساس بانک مرکزی مصوبه جدید مذکور را به کلیه بانکهای دولتی و غیر دولتی، موسسه اعتباری توسعه و شرکت دولتی پست بانک و بانک قرض الحسنه مهر ایران ابلاغ کرده است.

براساس این مصوبه، اسناد در 5 سطح تعریف شده اند که سطح اول اسناد و مدارک مالکیت اموال منقول و غیر منقول بانک، اساسنامه، سوابق و مدارک مربوط به تاسیس بانک، دفاتر سهام بانک، صورت جلسات مجامع و هیئت مدیره بانک، نسخ اصلی ترازنامه بانک و ضمائم مربوطه که به تصویب مجمع عمومی رسیده و گزارش عملکرد هیئت مدیره تقسیم را شامل می شود.

اسناد سطح دوم شامل دفتر کل، دفتر روزنامه و اسناد سطح سوم نیز شامل کارتهای نمونه امضاء، مدارک احراز هویت و افتتاح انواع حسابهای ارزی و ریالی مشتریان، لاشه انواع چکها از جمله چک عادی اشخاص، چک پول، ایران چک، چک بانکی و غیره، سفته ها و بروات واگذاری و سایر اسناد اعم از خریداری یا وصولی ارزی و ریالی و گواهی نامه های عدم پرداخت چکهای برگشتی و مدارک سوء اثر چکهای برگشتی است.

ناگفته نماند که کلیه قراردادهای منعقده و موافقتنامه های بین بانک و اشخاص (به غیر از قراردادهای مربوط به تسهیلات اعطایی)، اسناد مربوط به عملیات حسابهای معاملات داخلی بانک که از طریق مناقصه یا مزایده انجام شده، لاشه ضمانت نامه ها و اسناد ذی ربط، مدارک نقل و انتقال سهام، نسخ دوم گواهی نامه های سپرده های سرمایه گذاری مدت دار، کلیه اوراق و اسناد مربوط به خرید و فروش ارزهای خارجی، حوالجات ارزی، کارتهای اعتباری ارزی و پیمان نامه های ارزی، کلیه اوراق و اسناد مربوط به حوالجات، اتاق پایاپای، صندوق امانات و اوراق مشارکت، اوراق و اسناد مربوط به اعتبارات اسنادی وارداتی و صادراتی، کلیه اسناد حسابداری اعم از ارزی و ریالی، نقدی و انتقالی نیز در بین اسناد سطح سوم قرار می گیرند.

همچنین اسناد سطح چهارم نیز شامل قراردادها، اوراق و اسناد مربوط به تسهیلات اعطایی و اعتبارات استفاده شده مشتریان، اوراق مربوط به فروش اثاث و وسایل فرسوده و مستعمل و اسقاط شده، اوراق و مدارک مربوط به اسناد تجاری تنزیل شده و اوراق مربوط به خرید ملزومات و اموال منقول و غیر منقول بانک است.

دفاتر ثبت نامه های صادره و وارده، دفاتر ارسال مراسلات، ته چکهای صادره ادارات و واحدهای بانک نیز اسناد سطح پنجم را تشکیل می دهند.

بر اساس فصل دوم این آئین نامه مربوط به نگهداری اطلاعات مربوط به اسناد، بانکها موظفند اطلاعات مربوط به اسناد سطح اول، دوم و سوم و بندهای الف از سطوح چهارم و پنجم را به صورت الکترونیکی و برای همیشه نگهداری نمایند.

طبق فصل سوم آئین نامه مذکور مربوط به مدت و نحوه نگداری اسناد، بانکها مکلفند عین اسناد سطح اول را برای همیشه نگهداری نمایند، همچنین بانکها مکلفند عین اسناد سطح دوم را حداقل به مدت 10 سال پس از پایان سال مالی نگهداری نمایند.

بانکها مکلفند اسناد سطح سوم را حداقل به مدت 5 سال پس از زمانهای مقرر، اسناد سطح چهارم را حداقل به مدت 3 سال پس از زمانهای مقرر، اسناد سطح پنجم را حداقل به مدت یک سال پس از زمانهای مقررنگهداری نمایند. همچنین بانکها مکلفند هر یک از اسنادی را که قبل از اتمام نگهداری آنها دعوایی نسبت به آنها اقامه شده حداقل تا مختومه شدن دعوی و تعیین تکلیف نهایی نگهداری نمایند.

نحوه نگهداری اسناد می تواند به صورت فیزیکی، تصاویر دیجیتالی و میکروفیلم باشد، همچنین توضیحاتی نیز در مورد امحاء پس از موعد و پیش از موعد اسناد نیز ارائه شده است. فرآیند تبدیل اسناد به میکروفیلم به روش تلفیقی دیجیتال و میکروفیلم نیز تشریح شده است.

بر اساس فصل پنجم این آئین نامه اسنادی که مطابق با ماده 2 قانون تجارت الکترونیکی، با وسایل الکترونیکی، نوری و یا فناوری های جدید اطلاعات، تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش می شوند، منوط به رعایت ماده 8 قانون مذکور در حکم اصول اسناد می باشند. بانکها مکلفند اسناد الکترونیکی منوط به سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم را برای همیشه نگهداری نمایند.

همچنین بانکها ملزم به تهیه نسخه پشتیبان از کلیه اسناد الکترونیکی می باشند به گونه ای که در صورت هرگونه آسیب، خدشه و اختلال برای یک نسخه، نسخه دیگر مصون بماند.

بانکها مکلفند اسناد و مدارکی را که بر اساس مقررات موضوعه ارزش تاریخی دارند، مطابق با قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران نگهداری نمایند. مفاد این آئین نامه در خصوص موسسات اعتباری غیر بانکی که دارای مجوز از بانک مرکزی ایران هستند و تحت نظارت این بانک قرار دارند نیز نافذ است.