قید زمانی دسترسی به اسناد ملی به جز در موارد خاص برداشته شد

به گزارش خبرنگار مهر، اخیراً و در جلسه دویست و هفتادم شورای اسناد ملی که دستور کار آن بررسی اسناد دوایر، ادارات و سازمان‌های دولتی بود، اصلاحیه آئین‌نامه شرایط دسترسی به اسناد آرشیوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به تصویب رسید.

اصلاحیه جدید و تغییرات به وجود آمده در آئین‌نامه شرایط دسترسی به اسناد آرشیوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران را با غلامرضا عزیزی، معاون اسناد ملی این سازمان و دبیر شورای اسناد ملی در میان گذاشتیم.

وی ضمن اشاره به تصویب این اصلاحیه، درباره تغییرات اِعمال شده در آئین‌نامه شرایط دسترسی به اسناد آرشیوی این سازمان گفت: بر اساس آئین‌نامه‌های قبلی، اسناد موجود در مخازن آرشیوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران حداقل پس از 40 سال (بجز در موارد خاص) در اختیار پژوهشگران قرار داده می‌شد.

دبیر شورای اسناد ملی در توضیح بیشتر این مسئله افزود: این رویه در آرشیوها معمول است؛ به این صورت که دسترسی به اسناد آرشیوی، پس از طی یک دوره مشخص زمانی که در سیاست دسترسی مراکز آرشیوی آورده می‌شود، امکانپذیر است و پس از گذشت آن دوره زمانی، «تاریخ آزادسازی اسناد» فرا می‌رسد.

معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران ادامه داد: این محدودیت دوره زمانی، در کشورهای مختلف از 5 تا 100 سال، متفاوت است. البته این زمان‌ها، حداکثر زمان اِعمال محدودیت نیست و بر اساس قانون و مقررات هر کشور، آرشیوها محدودیت‌های دیگری برای افزودن زمان ممنوعیت مراجعه کاربران به اسناد، افزون بر زمان مقرر برای آزادسازی اسناد، پیش رو دارند.

عزیزی همچنین گفت: اینک با اصلاحات به عمل آمده، اسناد بعد از تنظیم و توصیف، وارد چرخه اطلاع‌رسانی می‌شوند و امکان دسترسی برای مراجعان را دارد و نیاز نیست حتماً 40 سال از تاریخ ایجاد آن گذشته باشد. البته این آئین‌نامه موارد مستثنی از اطلاع رسانی را نیز مشخص کرده است. از جمله اِعمال محدودیت برای اسنادی که محتوای آنها به نحوی مربوط به مسائلی از قبیل اطلاعات محرمانه تجاری، مالی، شخصی و یا نظم عمومی، سلامت و اخلاق عمومی و مواردی از این دست باشد.

معاون اسناد ملی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران اضافه کرد: این اصول نه تنها در آرشیوهای ملی که تقریبا در همه دستگاه‌ها و مؤسسات کشورها مورد توجه قرار گرفته است. برای مثال، یکی از محدودیت‌های موضوع ماده 19 کنوانسیون بین‌المللی مدنی و سیاسی مصوب سال 1999 به حفظ امنیت ملی، نظم عمومی، سلامت و اخلاق عمومی بازمی‌گردد.

دبیر شورای اسناد ملی همچنین درباره سطح دسترسی به این اسناد هم گفت: اسناد پس از طی مراحل قانونی و اداری، به تمام اتباع ایرانی قابل ارائه است. اتباع خارجی هم با طی یک روال اداری که در بیشتر آرشیوهای ملی لحاظ می‌شود، امکان دسترسی به این اسناد را خواهند داشت.

غلامرضا عزیزی اضافه کرد: در مجموع ارزیابی خودم از این اصلاحیه و اصلاحیه قبلی مثبت است؛ چرا که برای دسترسی پژوهشگران و محققان به اسناد آرشیوی تسهیلات بیشتری را قائل شده است.